Stark durch Stakeholder-Management

Die meisten Projekte scheitern nicht an Methoden oder Techniken sondern am Widerstand der Menschen im Projektumfeld. Ein Projekt wird geprägt durch die Zusammenarbeit von Menschen, aber nicht nur aus dem Projektteam, sondern – noch wichtiger! – von einer Vielzahl von Gruppen und Einzelpersonen im Umfeld, den sogenannten „Stakeholdern“. Alle haben unterschiedliche Erwartungen und Interessen an das Projekt. Ganz klar: Nicht beachtete Stakeholder können ein Projekt im schlimmsten Falle zum Scheitern bringen. Wer die Qualität der Projektdurchführung verbessern will und die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolges steigern möchte, der kommt um ein solides Stakeholder-Management nicht herum. Der erste Schritt, um zu erkennen wer in das Projekt involviert ist, ist die Stakeholder Analyse. Sie bildet die Grundlage für die Struktur der Projektorganisation, der Kommunikationsplanung, Ressourcenplanung und dem Risikomanagement. Die Stakeholder-Analyse kann vom Projektleiter einfach erstellt werden, indem er sich folgende Fragen stellt:

  • Wer wird für dieses Projekt benötigt?
  • Wer ist/fühlt sich vom Projekt oder vom Ergebnis betroffen?
  • Wer wird das Projekt beeinflussen wollen?

Im nächsten Schritt geht es darum, die verschiedenen Stakeholder zu gewichten und die wesentlichen Personen und Gruppen herauszuarbeiten. Dazu kann es als Zwischenschritt hilfreich sein, die Stakeholder nach den gemeinsamen Interessen, Erwartungen und Anforderungen zu gruppieren, um die Anzahl der unterschiedlichen Stakeholder Strategien zu reduzieren. Auch lässt sich so ermitteln, wo Win-Win-Situationen hergestellt werden können oder Allianzen genutzt werden.

Alle identifizierten Stakeholder oder Gruppen werden dazu nach folgenden Kriterien bewertet:

Wer ist wie stark durch das Projekt betroffen? Nicht alle Stakeholder sind durch das Projekt auf dieselbe Art und Weise betroffen. Für manche ist es ihre tägliche Arbeit und damit nichts außergewöhnliches, für andere kommt es durch das Projekt nur zu kleinen Änderungen. Es kann aber auch Personen oder Gruppen geben, welche durch das Projekt sehr stark betroffen sind, weil sich ihre Arbeitsabläufe oder Jobs verändern, oder weil sie monatelang Baulärm aushalten müssen. Die Betroffenheit kann im Positiven genauso wie im Negativen sein. Bewerten Sie den Grad der Betroffenheit der Stakeholder mit klein/mittel/groß.

Welcher Stakeholder ist dem Projekt wohl gesonnen? Wo lauern Probleme oder Konflikte? Hier geht es darum herauszufinden von wem Unterstützung kommen kann und wo mit Konflikten gerechnet werde muss. Dies kann mit dem Grad der Betroffenheit zusammenhängen, muss es aber nicht. Wir empfehlen eine Bewertung nach positiv/neutral/negativ.

Wer hat großen, wer eher geringen Einfluss auf das Projekt? Nicht alle Stakeholder sind gleich mächtig. Manche können viel bewegen, andere können sich zwar viel wünschen, haben aber kaum Einfluss auf Entscheidungen und den Ablauf des Projekts. Handelt es sich um einen ruhigen Zeitgenossen, der dem Projekt gegenüber nicht sehr wohlgesonnen ist, aber auch nicht auf Streit aus ist? Oder haben Sie mit einer Bürgerinitiative oder der Presse zu tun? Wichtig ist hierbei zu erkennen, dass die Macht bei einer negativen Auswirkung viel stärker ausgespielt wird als bei einer positiven Auswirkung. Auch suchen sich vermeintlich „schwache“ Stakeholder bei einer negativen Auswirkung gerne starke Verbündete, wie das Management oder die Öffentlichkeit. Bewerten Sie den Einfluss der Stakeholder mit klein/mittel/groß.

Es ist nicht notwendig – und im Projektalltag auch nicht möglich auf alle Stakeholder einzeln einzugehen und jeden Wunsch zu erfüllen. Basierend auf den Beurteilungskriterien können Sie nun die Stakeholder differenzierter bewerten und eine geeignete Einbindungsstrategie ableiten, wie in diesem Beispiel:

Hohe Betroffenheit + großer Einfluss: Das sind die kritischen Fälle. Diese Stakeholder brauchen besondere Aufmerksamkeit. Sie müssen von Beginn an stark eingebunden werden, ihre Ziele analysiert und Maßnahmen abgeleitet werden, insbesondere, wenn sie noch negative Auswirkungen durch das Projekt erwarten.

Geringe Betroffenheit + großer Einfluss: Diese Stakeholder sind meist einfach zufrieden zu stellen, wenn sie regelmäßig informiert werden und können auch oft als Unterstützer des Projekts gewonnen werden. Allerdings ist es auch wichtig, mit diesen in ständigem Kontakt zu bleiben, da sie gerne auch von Betroffenen mit geringer Macht als Machtpromotoren gesucht werden und damit das Projekt zum Kippen bringen könnten.

Hohe Betroffenheit + niedriger Einfluss: Bei diesen Stakeholdern zahlt sich meist eine proaktive Kommunikationsstrategie aus, in dem sie im Sinne des Change Managements frühzeitig über anstehende Veränderungen und die Auswirkungen informiert werden. Viel unnötiger Widerstand wird selbst bei nicht stark negativ eingestellten Personen erst durch eine mangelhafte Kommunikationspolitik wie ignorieren, späte oder halbwahre Information liefern, erzeugt.

Geringe Betroffenheit + niedriger Einfluss: Dies sind die vorerst unkompliziertesten Fälle. Es sind zunächst keine Maßnahmen nötig, es findet nur eine Beobachtung statt. Hier sind möglicherweise Stakeholder dabei, die auch zu jedem Thema eine Meinung haben und mitreden möchten, aber aufgrund ihrer Position gerne freundlich außen vor gehalten werden können (ohne sie dabei vor den Kopf zu stoßen!)

Fazit: Es geht um mehr als nur technische Machbarkeit und einen organisatorischen Masterplan, wenn Sie im Projektalltag erfolgreich sein wollen. Nehmen Sie die Menschen mit, binden Sie diese angemessen ein und sorgen Sie so für die notwendige Akzeptanz und Unterstützung. Stakeholder-Management hilft die Akzeptanz des Projekts zu erhöhen und das Konfliktpotential zu verringern. Der Weg dorthin muss selbstverständlich ausgearbeitet werden und ist Teil der Projektplanung.

SEMINAR-TIPPS:

PROJEKTMANAGEMENT GRUNDLAGEN

Im Projektmanagement Grundlagen Seminar lernen Sie professionelle praxisnahe Methoden, die Ihre Arbeit als Projektleiter spürbar erleichtern.

KUNDEN BERATEN UND FÜHREN

Als Projektleiter stehen Sie tagtäglich in Kontakt mit Kunden und sollen deren Erwartungen erfüllen. Doch manchmal weiß der Kunde nicht ganz genau, was er möchte oder die Erwartungen sind widersprüchlich. Jetzt ist Ihr Berater-Know-how gefragt, um Lösungen zu erreichen, die den Kunden überzeugen und zufriedenstellen, ohne den Kosten- und Terminrahmen zu sprengen.

PROJEKTRISIKEN MINIMIEREN – CHANCEN STEIGERN

Risiken einzugehen ist ein unverzichtbarer Teil innovativer und erfolgreicher Projektarbeit. Durch ein professionell betriebenes Risikomanagement können diese mit geringem Aufwand deutlich reduziert werden. Gleichzeitig erhöhen Sie auch zielgerichtet die Chancen für Ihren Projekterfolg.

FIT IM PROGRAMM-MANAGEMENT

Sie leiten große Projekte und Programme und stoßen mit den grundlegenden Methoden des Projektmanagements manchmal an Ihre Grenzen? Sie suchen Erweiterungen und Ergänzungen, um auch größere und komplexere Projekte und Programme verlässlich planen und zielsicher steuern zu können?