Geheimwaffe Kommunikation

Sanfte Strategien mit durchschlagendem Erfolg

Zugegeben, Kommunikation kostet Zeit, Energie und es braucht Ideen sowie die Kenntnis der Regeln, nach denen sie funktioniert. Aber letztendlich steht und fällt der Erfolg von Projekten mit der Kommunikation: Lösen von Konflikten, ein Projekt in Gang bringen, eine Strategie erklären, ein Produkt verkaufen, Menschen motivieren oder Kunden gewinnen braucht gute Kommunikation. Das heißt jedoch nicht unbedingt, möglichst viel und möglichst lange miteinander zu reden, sondern zielgerichtet und empfängerorientiert zu kommunizieren.

Wie stelle ich sicher, dass meine Botschaft auch beim Empfänger ankommt? Ist die Kommunikation passend und verständlich?

„Man kann nicht nicht kommunizieren!“ Mit dieser Aussage bringt es Paul Watzlawick auf den Punkt. So gehören zur Kommunikation neben dem reinen „Inhalt“ auch immer weitere Aspekte wie Gestik, Mimik, Tonalität oder in einer Präsentation die Körperhaltung.

In unserer Kommunikation verwenden wir persönliche Filter um eine Nachricht zu codieren und sie zu übermitteln. Diese Filter sind unsere persönliche Überzeugungen, unser Verständnis von Sache und Person, nonverbale Signale, die unsere Nachricht begleiten. Ist unsere Sprache klar und deutlich, konkret und für jeden verständlich, dann sorgt dies für Nähe, für Leistungswillen und schließlich für gute Ergebnisse im Projekt. Ist die Kommunikation jedoch vage, nichtssagend, akademisch und fremdwortgespickt öffnet sich eine Kluft zwischen Sender und Empfänger und verhindert Erfolg.

Dieses Beispiel zeigt deutlich: Wenn wir geringe Kenntnis von unserem Empfänger und von seinen Empfangskanälen haben, kann unsere Botschaft dort ganz anders ankommen als beabsichtigt.

Neben der reinen Kommunikation beeinflusst der Beziehungsaspekt ganz wesentlich, was inhaltlich möglich ist: Gesprächspartner, die sich nicht wohlfühlen oder gar aufeinander ärgerlich sind, werden kaum Bereitschaft zeigen, auf den anderen inhaltlich einzugehen und seinen Vorschlägen zuzustimmen. Wenn z.B. ein Projektleiter in einem Vertreter des Personalbereichs nur den „arroganten, jungen Schnösel ohne Berufserfahrung“ sieht und der Personal­mitarbeiter in dem Projektleiter nur den „alten Knacker, der nie über seine Praxis nachgedacht hat“, dann ist die Beziehungsbrücke zwischen diesen beiden Gesprächspartnern sehr dünn. Es besteht die Gefahr, dass bei beiden Gesprächspartnern die Argumente des anderen missverständlich ankommen.

Die Beziehungsseite entwickelt sich überwiegend unabhängig vom Gesprächsinhalt. Hier spielen zum Beispiel Vorgeschichte der Beziehung, Vorwissen, Vorurteile, der erste Eindruck, die ersten Gesprächs­minuten, Kleidung, Stimme, Mimik, Gestik, Aussehen, aber auch die eigene momentane Stimmungslage eine wichtige Rolle.

Die Zufriedenheit mit einem Gespräch hängt viel stärker vom Beziehungsaspekt der Kommunikation ab als vom Gesprächsinhalt. Deshalb ist es wichtig, besonders auf den Beziehungsaspekt zu achten. Gelingt die Kommunikation, so eröffnen sich Energiequellen, um den oft langen und steinigen Weg in Projekten durchzuhalten.

Wie entwickle ich eine Kommunikationskultur, in der alle Themen schnell, effektiv und ergebnisorientiert besprochen werden können?

Für eine transparente und zielführende Kommunikation zu sorgen, ist die wichtigste Aufgabe von Projektleitern. Denn nur informierte Mitarbeiter wissen, was wann wo zu tun ist, und nur informierte Stakeholder unterstützen das Projekt.

Die Voraussetzung dafür ist eine offene und transparente Kommunikationskultur, bei der Weitergabe und Austausch von Informationen nicht als Verlust von Macht gesehen wird, sondern als Notwendigkeit verstanden wird – mit nur einem Ziel: den Projekterfolg zu sichern.

Projektleiter können viel dazu beitragen, diese positive Kommunikationskultur zu etablieren, indem sie diese aktiv vorleben und auch von unseren Projektmitarbeitern einfordern und belohnen. Dazu gehört auch, sich Feedback einzuholen, um zu überprüfen, ob und wie die Botschaften bei den Empfängern ankommen. Falls sich hier Unstimmigkeiten ergeben, ist es eine prima Gelegenheit, die Kommunikationsinhalte oder den Kommunikationsstil entsprechend anzupassen.

Wie kann ich Kommunikation strukturieren und kanalisieren?

Gerade bei größeren Projekten wird die Kommunikation zu einem nicht zu unterschätzenden Anteil des Gesamtaufwands: Umfangreiche Informationen müssen im Projektalltag zwischen Projektteam, Auftraggeber, beteiligten Funktionsbereichen sowie Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden. Besonders die Führungsebene sollte regelmäßig mittels Berichte über den Fortschritt, aktuelle Herausforderungen, sowie über deren Lösungen informiert werden.

Neben Fingerspitzengefühl und Erfahrung gibt es verschiedene Werkzeuge und Möglichkeiten, die Kommunikation zu planen.

Um aktiv und bewusst passende Kommunikationskanäle zu wählen, sowie die Kommunikation übersichtlich und kalkulierbar zu halten, empfehlen wir eine Kommunikations-Matrix zu erstellen, welche die projektübergreifende Abstimmung beschreibt. Hier werden alle beteiligten Gruppen und wichtige Einzelpersonen sowie die abgesprochenen Kommunikationslinien sichtbar. Diese Kommunikationsstruktur betrifft nicht nur die reguläre laufende Kommunikation, sondern auch Kickoff-Meetings, Diskussionen, Präsentationen und Berichte.

Beim Ausfüllen der Kommunikationsmatrix achtet man auch darauf, gewisse Kommunikationsmöglichkeiten bewusst (!) einzuschränken, indem mögliche Kommunikationslinien  ausgelassen oder gar untersagt werden, weil Kommunikation hier nicht notwendig oder gewollt ist.

Fazit: Eine gute und professionelle Kommunikation ist der größte „Hebel“ in Projekten: Eine effiziente Kommunikation schafft Klarheit, reduziert (Abstimmungs-) Aufwand und damit unproduktive Zeit.

SEMINAR-TIPP:

ERFOLGREICHE PROJEKTKOMMUNIKATION

In diesem Seminar lernen Sie die Grundlagen erfolgreicher Projektkommunikation kennen. Anhand typischer Projektsituationen lernen Sie, Kommunikation mit anderen Stakeholdern optimal zu gestalten. Wir schauen gezielt auf Kommunikationsmuster und reflektieren verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre eigenen Ideen und Standpunkte besser vermitteln können.