TU NICHT, WAS DEIN CHEF WILL!

  • Patricks Projekt-Panne #2: Machen, was der Chef sagt

Wie jetzt? Arbeitsverweigerung? Rebellion? Meuterei auf der Bounty? Nein: Wenn der Chef einen klaren Auftrag erteilt, führt man ihn aus. Natürlich. Im normalen Arbeitsleben. Komplett anders ist das im Projekt.

Einer unserer Klienten, erfolgreicher Bereichsleiter, erzählt: „Jedes Mal, wenn ich mit unserem Geschäftsführer von der Zentrale in eines unserer Werke fahre, steige ich mit drei neuen Projekten aus dem Auto! Und auf der Rückfahrt: dito! Wir sind völlig überlastet. Einige im Team wollen bereits kündigen. Was soll ich machen?“ Es ist ganz einfach:

Mach es nicht!

Wer macht, was der Chef sagt, produziert unweigerlich Projekt-Pannen aus Überlastung und Fehlern. Genau genommen passieren sie nicht, weil man macht, was der Chef sagt, sondern weil man es zu schnell macht. Es gibt nämlich einen Unterschied zwischen „schnell“ und „zu schnell“. Altbundeskanzler Adenauer wusste das, als er seinen Fahrer angeblich anwies, langsam zu fahren, wenn Adenauer es eilig hatte. Wer zu schnell ist, macht Fehler. Den häufigsten hast du vielleicht schon erlebt: Du kommst nach den ersten Projektwochen zum Chef, präsentierst stolz die ersten Schritte oder Ergebnisse und erntest nicht das verdiente Lob, sondern einen verdutzten bis verärgerten Chef-Kommentar: „So habe ich mir das aber nicht vorgestellt!“ Warum? Zu schnell losgelaufen.

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Gib dem Chef nicht, was er will, sondern was er braucht

Warum legen wir oft zu schnell los? Am häufigsten höre ich von Klienten und Seminarteilnehmern: „Weil es der Chef ist! Da fackelt man nicht lange – da macht man!“ – „Bei diesem Termindruck muss das zackzack gehen, da kannst du nicht lange überlegen!“ – „Man muss eben tun, was der Chef sagt!“ – „Ich war von der Idee so begeistert, dass ich spontan losgelegt habe!“ Das sind keine guten Gründe, das sind Versuchungen.

Eine Projektleiterin bei einem Anlagenbauer hat diese Versuchung durchschaut; sie sagt: „Ich muss mir das verkneifen. Denn diese Schnellschüsse produzieren unheimlich viele Projektleichen. Wir starten und starten – und machen nicht die Hälfte fertig!“ Diese Kapazitätsverschwendung killt ihr Team langsam aber sicher. Und ihre Arbeitszufriedenheit, Motivation und Karriere.

Ehrfurcht ist keine PM-Methode

„In Ehrfurcht erstarren“ ist ein geflügeltes Wort. Im Projektmanagement passiert oft das Gegenteil: Der Geschäftsführer hat eine Idee? Da legen viele vor Ehrfurcht blitzbeschleunigt los! „Wenn der Geschäftsführer das will, muss man das machen!“ Nein, muss man nicht. Nicht machen, sondern hinterfragen. Auftragsklärung. Mit zwei Arten von Fragen. Die erste Frage ist generell:

Meint der Chef wirklich ein Projekt – oder hat er „nur“ eine gute Idee?

Wer seinen Chef kennt, erkennt das meist, wenn er kurz nachdenkt, anstatt gleich loszulegen. Wer ihn nicht gut kennt, wendet das Turbo-Tool an:

„Chef, tolle Idee! Die setze ich sofort auf unsere Ideen-Liste!“

Manche sagen dazu auch: „unser Backlog – für später“. Denn: Manchmal ist eine gute Idee einfach nur eine gute Idee und mancher Chef bedankt sich sogar für den Eintrag in die Ideen-Liste. Wenn nicht, wird er sofort aufklären: „Das ist nicht bloß eine Idee – da müssen wir was machen!“ Also doch: Projekt. Aber eben erst dann. Schon allein mit diesem Turbo-Tool reduzieren unsere Seminarteilnehmer die Anzahl der neuen Projekte und damit ihre Überlastung massiv. Weitere Turbo-Tools diskutieren wir im Seminar „Projektmanagement Grundlagen“.

Sofort umsetzbare Methoden für Ihren Projekterfolg

Lernen Sie in unserem Seminar praxisnahe Methoden, die Ihre Arbeit als Projektleiterin oder Projektleiter spürbar erleichtern. Sie erfahren, wie Sie Ihren Projektauftrag sinnvoll klären und realistische Projektpläne entwickeln – sowohl auf klassische, wie auch agile Art. Lernen Sie hilfreiche Organisationsformen für Projekte kennen, die Ihre Projektarbeit unterstützen.

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Die zweite Art der Fragen …

… ist für den Fall, dass der Chef tatsächlich ein Projekt anstoßen möchte. Dann legt man ebenfalls nicht gleich los, sondern fragt nach, damit man in die richtige Richtung losrennt: Was wollen wir mit dem Projekt erreichen? Wofür genau brauchen wir es? Womit messen wir den Erfolg? Wie passt das Projekt in die Landschaft vorhandener Projekte? Welche (spontan korrekturwürdigen) Vorstellungen hat der Chef von den nötigen Kapazitäten und Ressourcen? Wer diese Fragen (und einige andere) nicht stellt, ist garantiert zu schnell. Wer so fragt, reduziert die Anzahl der tatsächlichen neuen Projekte mit minimalem Aufwand optimal. Was wäre maximal?

Agiles PM: Immer nur eines!

Das Maximum der Entlastung bietet das agile Credo: Mach immer nur ein Projekt, mach es fertig – und dann erst das nächste! Fang (jeweils pro Projektleiter und -team) niemals mehrere gleichzeitig an! Ja, es gibt tatsächlich Unternehmen, die das so machen – und es sind nicht nur Start-ups. Auch immer mehr klassische Unternehmen folgen diesem agilen Hocheffizienz-Credo. Die abgeschwächte Version lautet: Fang nie zu viele simultan an! Das ist der Lean-Ansatz. Dann startet man eben nicht 50 Projekte auf einmal, sondern erst mal 20 und danach die nächsten 20.

Seminar Agiles Projektmanagement

Werden Sie jetzt aktiv, damit Ihr Projektmanagement agiler wird. Im Seminar vergleichen wir klassische Projektmanagementansätze (z.B. Wasserfall) mit den Ansätzen von Scrum und Kanban. Wir hinterfragen Rollen, Prozesse und Projektpläne. Sie erfahren dabei, in welchen Kontexten welche Ansätze sinnvoll sind. Und wann sie kombiniert werden können. Sie erleben hautnah, wie wichtig diese Ansätze in der digitalen Welt sind, um Projekte effizient und ressourcenschonend ins Ziel zu bringen.

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Fazit: Eile mit Weile

Jeder innovative Chef hat generell mehr Ideen als Kapazitäten, also sollten er und/oder du priorisieren und fokussieren – und nicht spontan losrennen! Manchmal muss man eine gute Idee einfach nur eine gute Idee sein lassen.

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Patrick´s Projekt-Pannen – Was ist das denn?

Wie der Titel verrät: Wenn ich in der Praxis unterwegs bin, berichten mir Projektleiter von so vielen alltäglichen Projekt-Pannen, dass ich dringend etwas dagegen unternehmen möchte. Unter anderem mit dieser Kampagne. Jeden Monat veröffentlichen wir in unserem Newsletter eine typische Projekt-Panne.
Wenn auch Sie eine wiederkehrende oder lästige Panne plagt: Mailen Sie´s mir und ernten eine schnelle Lösung in einer der nächsten Ausgaben (anonym, wenn Sie möchten)! Damit wir uns alle an beliebten Pannen erfreuen und mit schnellen, pragmatischen Lösungen das Leben und die Arbeit leichter machen. In diesem Sinne: Viel Erfolg in Ihrem Projekt!

Sie haben Patricks Projekt-Panne #1 verpasst? Kein Problem. Klicken Sie einfach rein.

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