Lieber im Team

in jüngster Zeit riefen viele Projektleiterinnen und Projektleiter bei uns an: „Ich würde gern ein PM-Seminar besuchen!“ Dann sprechen wir mit ihnen über ihre inhaltlichen Wünsche, über konkrete Anlässe in laufenden oder anstehenden Projekten, irgendwann ist es still am Telefon und der Interessent sagt nachdenklich: „Aber wenn ich diese Inhalte ansehe, fällt mir auf: Das geht nicht nur mir so. Das geht vielen Kolleginnen und Kollegen bei uns so.“ Das ist uns in den letzten Wochen gehäuft passiert. Was dann?

Dann machen wir ein internes Seminar

Dann kommt der Projektleiter nicht zu uns – dann kommen wir zu den Projektleitern in den jeweiligen Betrieb. Denn die Anliegen, mit denen sich der erste Projektleiter solo bei uns meldete, betrifft – Überraschung! (oder eben keine Überraschung) – wirklich alle oder die meisten im Unternehmen. Was sind das für drängende Anliegen? Hier die Top3 (es gibt daneben andere):

1. „Ich würde gerne sicherer sein in der Projektleitung! Ich manage Projekte nach bestem Wissen, weiß aber nicht, ob es nicht noch bessere Ansätze gibt. Diese Unsicherheit begleitet mich in den Projekten und das ist kein gutes Gefühl. Das möchte ich ändern!“
2. „Ich bekomme zum ersten Mal ein Projekt und möchte mich gut vorbereiten. Ich weiß einfach nicht, wo anfangen. Es gibt so viel zu tun, ich bin mir nicht sicher, was das Wichtigste davon ist.“
3. „Ich hab den Eindruck, bei uns läuft vieles nicht so gut, wie es könnte. Vieles könnte deutlich besser gehen – wie bringe ich das voran?“

Wie gesagt: Ursprünglich denkt der Projektleiter, das geht nur ihm so. Doch schnell kommen wir drauf: Das geht vielen im Unternehmen so. Warum also nicht gleich ein Seminar für alle? Gute Idee. Das wirklich Erstaunliche an dieser Idee ist:

Geschäfts-, Team- oder Abteilungsleitung genehmigen das

In der Regel. Denn sie sehen den Bedarf natürlich auch meist. Meist besteht er schon länger. Doch irgendwie ist bislang keiner so recht auf die Idee gekommen und hat die Initiative ergriffen. Alles Gute braucht einen Initiator (vielleicht warst/bist du es ja in deinem Betrieb?).

Was machen wir dann in so einem internen Seminar? Das, was die Projektleiter sich wünschen. Die Top4 sind:

1. PM-Methoden: neue kennenlernen, alte verbessern
2. Souverän führen im Projekt: Menschen, nicht nur Arbeitspakete
3. Risk Management: Der Teufel lauert im Detail
4. Claims Management: Was geht – was nicht?

Meistens fühlen sich Projektmanager generell unsicher beim Managen oder eben in einem oder mehreren dieser vier Punkte. Dann stellen wir fest, an welchen Punkten das ist und maßschneidern das interne Seminar entsprechend auf diese konkreten Punkte zu.

Noch ein Vorteil …

… so eines internen Seminars ist, dass wir ganz konkret auf das reale Umfeld der Projektleiter, die laufenden oder anstehenden Projekte und die konkreten Probleme eingehen können. Ein fast noch größerer Vorteil ist: Wir können ganz offen reden, weil ja ausschließlich Teilnehmende aus demselben Betrieb anwesend sind und wir Trainer ohnehin zur Diskretion verpflichtet sind.

Doch der allergrößte Vorteil ist aus meiner Sicht: Die Leute können am Ende des Seminars gemeinsam Vorhaben vereinbaren, die sehr viel wirkungsvoller realisiert werden können, als wenn sich das ein Einzelner vornehmen würde.

Für gewisse Verbesserungen braucht es einfach eine kritische Masse, eine ganze Gruppe von Menschen, die mitziehen. Wir erleben das immer wieder nach solchen internen Seminaren. Wir erleben, wie sich noch im Seminarsaal eine echt Projektleiter-Community bildet, die nach dem Seminar dann auch gemeinsame PM-Standards festlegt, wie es sie vorher mangels Geschlossenheit eben nicht gab. Wir erleben, wie es in so einer Community jedem Projektleiter sehr viel leichter fällt als vorher, bei allfälligen Problemen auch mal beim Projektleiter-Kollegen vorbeizuschauen und um Rat oder Unterstützung zu bitten – die dann auch prompt gewährt wird, eben weil man in der Community zusammenhält.

Mehr erreichen mehr

Wir erleben weiter, dass aus dieser Community heraus Engpässe im Betrieb angesprochen und beseitigt werden, die schon lange für alle oder die meisten Projekte bestanden, jedoch nie angepackt wurden, weil bislang ein einzelner Projektleiter natürlich wenig Eindruck aufs Management machte, wenn er die Hand hob. Ganz anders jedoch, wenn eine ganze Community „oben“ vorstellig wird.

Und schließlich gibt so ein Seminar einfach ein tolles Gefühl und ganz viel Sicherheit, wenn Projektleiter einer wie der andere uns sagen: „Ich war total überrascht, dass es nicht nur mir so geht und die Kolleginnen und Kollegen alle mehr oder weniger dieselben Probleme haben!“ Und weil es viele betrifft, melden sich oben dann auch viele, was deutlich mehr Gewicht und Wirkung hat, als wenn ein Einzelner von einem Seminar zurückkommt und eine Verbesserung anmelden möchte. Mehr erreichen mehr.

Wer soll das bezahlen?

Kurz bevor dann so ein Seminar gebucht wird, kommt dann immer irgendwoher der Einwand: „Aber das ist doch ganz furchtbar teuer!“ Erstaunlich, aber wahr: Nein. Verglichen mit den Kosten, die ein halbes Dutzend Projektleiter verursachen, wenn sie jeweils solo auf ein offenes Seminar gehen, sind ein halbes Dutzend Projektleiter in einem internen Seminar pro Kopf sehr viel günstiger, was im Zweifelsfall auch jeden Controller überzeugt. Vor allem, wenn man ihm überschlägt, dass sich diese Ausgabe über die erzielten Effizienzgewinne nach dem Seminar in kürzester Zeit nicht nur selbst finanziert, sondern darüber einen Gewinn einspielt: Projekte werden schneller, besser, effizienter und damit kostengünstiger, ziel- und termingenauer. Das alles muss man wissen, um so zu argumentieren, dass man ein eigenes Seminar bekommt.