Fight the System!

vielleicht hast du es auch schon gehört oder selber beobachtet: Gut qualifizierte und erfahrene Projektleiter und Projektleiterinnen verlassen in wachsender Zahl ihre Arbeitgeber und wechseln zu anderen Unternehmen. Warum?

Die Gründe

Weil sie das Gefühl haben, sie können im alten Unternehmen nicht mehr erfolgreich sein: Es werden ihnen so viele Steine in den Weg gelegt und so viele Zusatzaufgaben aufgebrummt, dass sie sich nicht mehr – nach eigenen Ansprüchen – gut genug um den Projekterfolg kümmern können. Triviales Beispiel: Die Reisestelle im Betrieb wird gestrichen, jeder soll gefälligst selbst seine Dienstreisen buchen. Empowerment? Vielleicht – aber was das Zeit kostet!

Zeit, die vom Projekt abgeht. Oder auch: Eben weil ein Projektleiter seine beiden Projekte so kompetent managt, kriegt er auch noch ein drittes reingedrückt und ein viertes, ein fünftes … Denn der managt das alles ja so gut! Dabei stöhnt er innerlich schon lange, weil es schlicht und einfach zu viel ist. Wenn er wegen seiner Überlastung um Unterstützung bittet oder um weitere Teammitglieder: Fehlanzeige, kriegt er nicht. Kein Wunder, dass derzeit so viele frustrierte Projektleiter kündigen. Ist das klug?

Die Chance

Auf der einen Seite waren die Zeiten nie besser für gut qualifizierte Projektleiter, die wechseln wollen. Dank Fachkräftemangel werden sie momentan in vielen Branchen händeringend gesucht und mit Handkuss genommen.

Auf der anderen Seite ist das traurig. Denn immer, wenn einer wechselt, verliert das alte Unternehmen einen exzellenten Projektleiter. Und selber muss der Projektleiter schweren Herzens seine oft langjährige betriebliche Heimat verlassen, in der er sich eigentlich sonst wohlgefühlt hat. Vielleicht muss er jetzt auch deutlich weiter zur Arbeit fahren, die Familie leidet und wer weiß, ob er im neuen Job nicht schon nach wenigen Wochen dieselbe Misere in grün erlebt. Denn wieso sollte es woanders anders sein? Diese Sicherheit gibt es nirgends. Trotzdem wechseln viele, was nicht klug ist, wenn sie dabei die Alternative übersehen:

Wenn dir das System Steine in den Weg legt – ändere das System!

Nehmen wir Karl, 35, erfolgreicher Projektleiter, der seit gut zwei Jahren total überlastet ist mit seinen vielen Projekten. Schon lange denkt er: „Sind die da oben blind? Sehen die nicht, dass ich total überfordert bin? Ich gehe!“

Der Haken daran: Karls Vorgesetzte sind nicht blind. Sie leiden lediglich wie Karl auch unter systemischen Zwängen: Das Management kann grad nicht anders, weil die Branchenkonjunktur boomt und damit die Aufträge. Das Management ist überlastet – also überlastet es auch Karl: eine systemische Kaskade. Karls Vorgesetzte stecken in der Zwickmühle: „Wenn wir die zusätzlichen Projekte nicht machen, schnappt uns die Konkurrenz das Geschäft weg!“ Außerdem herrscht in der gesamten deutschen Volkswirtschaft aktuell extreme Unsicherheit bezüglich der mittelfristigen Entwicklung. Da muss das Management mit einem breiten Fächer an Projekten alle Eventualitäten abdecken. Also lieber noch ein Projekt. Und noch eines. Damit man auf der sicheren Seite ist. Das heißt:

Niemand überlastet dich, weil er „blind“ ist!

Sondern weil systemische Zwänge herrschen. Und wenn du innerhalb derselben Branche wechselst, ist das Risiko hoch, dass du in exakt dasselbe alte System beim neuen Arbeitgeber reinwechselst (bei anderen Branchen übrigens auch). Daher: Bevor du gehst, ändere lieber das System, das dich zum Gehen zwingt. Wie?

Wie änderst du das System?

Dafür gibt es viele praxiserprobte Ansätze aus der Systemischen Beratung; einer davon: Redet gemeinsam nicht über deine Projekte und deren Flut, sondern über das System, das diese Flut auslöst. Setzt die Entscheidungsfindung höheren Ortes etwa die falschen Prioritäten? Können wir gemeinsam besser priorisieren? Oder werden Risiken falsch eingeschätzt, zu deren Behandlung dann Projekte aufgesetzt werden? Wie können wir Projekte besser aufschienen: Gemeinsam – statt in einsamen Entscheidungen des Managements?

Gemeinsam bedeutet zum Beispiel: in Workshops. Wir moderieren aktuell viele Workshops für Management und Projektleiter, wo beide Seiten gemeinsam dann bessere (und weniger) Projekte auflegen als wenn beide Seiten isoliert im eigenen Saft schmoren. Dir gefällt die Idee? Dann sprich mit uns! Wir moderieren gerne. Und eines können wir dir garantieren: Es kommt ganz sicher mehr dabei heraus, als wenn beide Seiten getrennt voneinander das alte System vor sich hertreiben. Eine andere Möglichkeit der Systemveränderung:

Sag Nein!

Ändere die Spielregeln! Eine brachiale Regeländerung ist: Sag Nein bei Projekten, Vorschlägen oder Zusatzaufgaben, wo du vor der Regeländerung Ja gesagt hättest. Ich weiß, das kostet Überwindung und Mut – doch das lohnt sich. Außerdem kostet es umso weniger Überwindung und Mut, je häufiger du das praktizierst. Zieh deine Grenzen, so dass der Job gesund für dich bleibt. Leider erlebe ich in der Praxis zu oft das Gegenteil.

Da sagen gute Projektleiter mit Magengrimmen Ja, wo sie Nein sagen sollten – und bereuen es danach. Bevor sie zum Chef Nein sagen, sagen sie lieber Nein zur Firma und gehen. Doch Neinsagen kann man lernen wie Tennisspielen auch. Je mehr du das trainierst, desto leichter fällt dir das und desto mehr Erfolg hast du damit. Vor allem, wenn du siehst, wie sehr dich das entlastet. Neinsagen muss nicht unhöflich sein. Es gibt so viele Arten, auf höflichste Weise aber steinhart Nein zu sagen – und alle lassen sich lernen. Also fang klein an und steigere dich. Reine Übungssache. Du musst es auch nicht „Neinsagen“ nennen. Sag einfach: Ich ändere jetzt die Spielregeln!

Das ist dein volles Recht! Alle Projektleiter machen das ausgiebig, die langfristig erfolgreich, zufrieden und gesund bleiben. Anders geht es nicht. Neinsagen ist die Basis für nachhaltigen Erfolg und Zufriedenheit. Wenn du weiter engagiert und erfolgreich in Projekten arbeiten möchtest, heißt das eben auch:

Grenzen setzen!

Das ist eine Schlüsselkompetenz nicht nur im Projektmanagement und nicht nur im Beruf. Viele Projektleiter, die (besser, öfter, höflicher und zugleich fester) Neinsagen gelernt haben, berichten: „Auch in der Familie läuft es jetzt besser, seit ich Grenzen setzen kann – seither werde ich viel stärker respektiert!“ Klar: Jasager sind beliebt, doch nur Neinsager werden respektiert. Das wissen Jasager nicht: Sie befürchten, dass ihnen andere böse sind, wenn sie Nein sagen. Neinsager wissen dagegen, weil sie es täglich erfahren: Wer höflich aber fest Nein sagt, der erntet beim Gegenüber auch ein wenig Bedauern, aber stets sehr viel mehr Respekt.

Deshalb ist Grenzen setzen eine universelle Schlüsselkompetenz für nachhaltigen Erfolg; Fachausdruck: Abgrenzungsfähigkeit. Schau dir die erfolgreichsten Menschen der Welt in jeder Profession an: Die sind Weltmeister im Neinsagen. Immer höflich, immer respektvoll und wertschätzend zur Person, aber immer knochenhart in der Sache. Wer Grenzen setzen kann, durchbricht die eigenen Grenzen des Erfolgs.

Ich wünsche dir diese Schlüsselkompetenz!

Dein Patrick Schmid