Nehmen wir ein häufiges Beispiel aus vielen Projekten: Die Fertigstellung verzögert sich, weil der Kunde die Freigabe zu spät erteilt hat. Der Kunde erwartet aber, dass der Liefertermin trotzdem eingehalten wird und droht mit Konventionalstrafe. Welche Regress-Ansprüche hat nun der Auftraggeber? War dies nicht von Anfang an absehbar? Wie lassen sich berechtigte Schadensersatz-Ansprüche durchsetzen ohne wichtige Geschäftspartner vor den Kopf zu stoßen? Hier kommt Claim Management zum Einsatz.
„Claim Management ist der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts“,da ist sich Berthold Hümbs, gebürtiger Rheinländer und Senior Consultant bei PS Consulting, sicher. Denn mit Claim Management Methoden lässt sich das eigene Projektergebnis verbessern und (!) die Beziehung zum Kunden stabil halten.
>> Wie kann ein Projektleiter diesen Spagat meistern?
Berthold Hümbs: Wichtiger als eine „Kunde-ist-König“-Sichtweise ist eine Beziehung auf Augenhöhe. Ganz nach Harvard: Hart in der Sache, weich zu den Menschen. Schließlich ist es in beiderseitigem Interesse das Projekt wie geplant durchzuführen und die Projektqualität zu verbessern. Viele Kunden sind von Projektleitern beeindruckt die ihre Projektpläne und mögliche Spielräume kennen. Qualifizierte Projektleiter kennen sich nicht nur fachlich aus sondern können auch hart und geschickt verhandeln. Gefragt ist außerdem Kreativität, denn nur so lassen sich tragfähige Lösungen finden.
>> Ist dies nicht Aufgabe der Rechtsabteilung oder der Geschäftsleitung?
Berthold Hümbs: Der Projektleiter ist als Ansprechpartner auf Kundenseite direkt in das Projekt involviert. Er erkennt Versäumnisse als erstes und kann mögliche Auswirkungen oder bestmögliche Lösungsvorschläge für beide Parteien direkt anbringen. Der Projektleiter vereint die Schnittstellenkompetenz, d.h. er muss juristisches Basiswissen und Fingerspitzengefühl haben sowie kaufmännisch und technisch gleichermaßen fit sein. In der Praxis ist es oft so, dass sowohl bei der Rechtsabteilung als auch bei der Geschäftsleitung der direkte Bezug zum Projekt fehlt. Gleichzeitig sind diese Rollen bei der Eskalation gefragt. Wichtig ist es auch, dass die Geschäftsleitung zusammen mit dem Projektmanager Claim Management-Strategien festlegt und diese auch umsetzt. Die Erfahrung zeigt außerdem, dass ein juristisches Eingreifen die Kundenbeziehung stark beeinträchtigt. Trotzdem kann die Rechtsabteilung den Projektleiter juristisch als Berater unterstützen.
>> Besonders in der Baubranche ist es üblich aus Dumpingangeboten bei der Ausschreibung über Nachträge doch noch in die Gewinnzone zu drehen. Ist Claim Management ein Fall für alle Branchen?
Berthold Hümbs: In der Baubranche hat das Claim Management seinen Ursprung. Öffentliche Vergabeverfahren und knappe Margen führten zu einem offensiven Claim Management das oft nicht mit einer guten Kundenbeziehung zu vereinbaren war. Da Projekte immer komplexer werden und der Termin- und Kostendruck steigt, gewinnt das Thema Claim Management in allen Branchen an Bedeutung. Es gibt eine große Bandbreite zwischen defensiven und offensiven Claim Management. Diese reicht von Kulanzlösungen bis hin zum peniblen Claimen sämtlicher Vorfälle.
>> Ist Claim Management eine Methode um nachträglich das große Geld zu holen?
Berthold Hümbs: Nein, beim Claim Management geht es darum die Weichen für einen optimalen Ablauf von Projekten zu stellen und Ansprüche vom Kunden- oder Lieferanten professionell und fair zu managen, also vorzubeugen bzw. abzuwehren. Das Kundenverhältnis sollte hierbei immer im Fokus stehen.
>> Wie ist die erfolgreiche Herangehensweise beim Claim Management?
Claim Management: 5 Schritte zum Erfolg
1. Abweichung vom Vertrag erkennen und melden. Dazu Beschreibung des Falls und ggf. fotografische Dokumentation erstellen.
2. Systematische Analyse des Vertrags hinsichtlich anwendbare Vertragsklauseln auf die Claims. Sind zum Beispiel z.B. Abgabefristen dokumentiert?
3. Monetäre Bewertung der Claims (real oder geschätzt) und Beschreibung der weiteren Auswirkungen.
4. Überlegung wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, die Claims durchsetzen zu können. Hier ist Augenmaß und Erfahrung gefragt.
5. Ansprüche geltend machen und Einigung in der Verhandlung herbeiführen.
Übrigens: Bei der Claim-Dokumentation unterstützen wir Sie mit unserer Vorlage.
>> Da steckt viel (Papier)arbeit dahinter. Lohnt sich dieser Aufwand überhaupt?
Berthold Hümbs: Claim Management ist eine perfekte Methode um die Gewinnmarge im einem Projekt zu sichern oder auch zu erhöhen, aber: Claim Management macht Mühe, kostet Zeit, Geld und braucht Knowhow.
Unser Fazit: Bei komplexen Projekten mit vielen Schnittstellen und Beteiligten lohnt sich Claim Management auf alle Fälle! Bei der Dokumentation reicht die Bandbreite von formloser Archivierung bis hin zu detaillierten Prozessen. Auch hier muss das richtige Maß gefunden werden.
>> Wie profitieren die Teilnehmer von Claim Management-Seminaren?
Berthold Hümbs: In diesem branchenübergreifenden Seminar werden die Teilnehmer sensibilisiert für vertragliche Fallstricke und Formulierungen. Die Teilnehmer erhalten umsetzbare Tools und Methoden für ein operatives Claim Management. Sie ermitteln die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Claim Management und lernen mit Claims angemessen umzugehen. Anhand von vielen – auch eigenen – Beispielen aus der Praxis üben die Teilnehmer Abläufe im Claim Prozess, reflektieren die richtige Haltung in der Kommunikation sowie in der Verhandlung.
>> Welchen beruflichen Hintergrund hast du? Warum hast du dich gerade auf dieses Thema spezialisiert?
Berthold Hümbs: Ich habe Automatisierungstechnik studiert und nach dem Studium als Projektingenieur in unterschiedlichen Projekten / Verantwortungsbereichen – vom Projektingenieur, über die Projektleitung bis zur Führung von Projektmanagern – bei Siemens gearbeitet. Dort habe ich meine ersten Erfahrungen mit Claim Management gemacht und meine Praxiserfahrung kontinuierlich mit juristischem Wissen sowie mit Weiterbildungen in systemischer Beratung ergänzt.
Mein Ansatz geht heute mehr in die Richtung des Partnering, also weg von Claims mit maximalen Forderungen und ausschließlicher Orientierung an der juristischen Auslegung. Vielmehr geht es darum, die gegenseitigen Verbindlichkeiten auch zu leben und auf dem Kommunikationsweg gemeinsam bestmögliche Lösungen bei Anerkennung der gegenseitigen Interessenlage zu erreichen.
>> Projektmanagement lässt ich auch in der Freizeit nicht ganz los.
Berthold Hümbs: Meine große Leidenschaft ist das Segeln – und dabei gleichzeitig immer wieder eine große Schule für Projektmanagement. Man kann noch so exakt planen, weite Ziele ins Auge fassen, rechnen muss man jedoch stets mit dem Unerwarteten, den nicht wirklich planbaren Witterungsverhältnissen. Dann differenzieren sich Profis von „Schönwetterkapitänen“. Die richtigen Handgriffe Taktiken zu beherrschen, ein Team zu führen und situativ zu reagieren, das macht den Unterschied.
>> Wir wünschen dir auch weiterhin viel Freude in deinen unterschiedlichen Projektwelten und bedanken uns ganz herzlich für dieses Interview.