Frühwarnsystem für Ihre Projekte – Projektmanagement Gesundheits-Check

Interview mit Dr. Wolfgang Weber – Senior Consultant bei PS Consulting International

Geht es Ihren Projekten gut? Passieren immer wieder ähnliche Fehler? Laufen Meilensteine und Kosten davon? Sind Sie es leid, immer wieder böse Überraschungen zu erleben? Dann schicken Sie Ihre Projekte jetzt zum Gesundheits-Check. Investieren Sie in eine Projektmanagement-Analyse, die treffsicher und zuverlässig sowohl organisatorische als auch methodische Probleme identifiziert sowie Lösungsansätze aufzeigt.

Lesen Sie im Interview mit unserem Senior Consultant, Dr. Wolfgang Weber, was eine solche Reifegrad-Analyse wirklich bringt.

Für wen macht eine Reifegradanalyse Sinn?

Sinnvoll ist eine solche Analyse immer dann, wenn in einem Unternehmen viele Projekte gleichzeitig stattfinden. Dann hat der Erfolg dieser Projekte eine wesentliche Auswirkung auf die Wertschöpfung des Unternehmens. Verbesserungspotential gibt es immer! Bei Unternehmen, die im Projektmanagement noch am Anfang stehen, sind es meistens grundlegende Elemente, die angegangen werden sollten. Bei Firmen mit mehr Projekterfahrung, geht es um Details und Feinheiten zur Optimierung.

Das Ergebnis fällt kritisch aus – was dann?

Wie bei einer Vorsorgeuntersuchung beim Arzt hofft man natürlich, dass es keinen kritischen Befund gibt. Andererseits dient so eine Untersuchung dazu, ein mögliches Leiden früh zu erkennen, um es  kurieren zu können, bevor es größeren Schaden anrichtet. Daher ist auch ein zunächst ernüchterndes Ergebnis ein gutes Ergebnis, denn es ist der Beginn der Behandlung und damit der erste Schritt zur Heilung.

Dabei kommt es vor allem auf die Unternehmensleitung an: Wie geht sie mit den Ergebnissen um? Nimmt sie die Signale und die Herausforderung auf und ergreift Verbesserungs-Maßnahmen? Oder werden nur die Symptome kuriert und die eigentlichen Ursachen für eine unbefriedigende Situation bleiben unverändert?

Wie präzise ist eine Reifegradanalyse?

Das kommt auf die gewählte Vorgehensweise und den gewünschten Detailgrad an. Bei unserer PSC‑100 Analyse wird durch die Anzahl der Fragen und die dadurch abgebildeten Themenfelder sichergestellt, dass alle relevanten Projektmanagementaspekte berücksichtigt werden. Eine gewisse Subjektivität in der Beantwortung der Fragen schmälert die Aussagekraft des erhaltenen Gesamtbildes nicht.

Was sagt das Ergebnis aus? Ich weiß doch jetzt schon wo der Schuh drückt!

Möglicherweise wissen Sie wo Probleme auftreten. Andere Beteiligte haben jedoch eine andere Sicht auf das Thema. Für eine wirkungsvolle Verbesserung ist es wichtig, die Sichten aller Beteiligten mit einzubeziehen, um den Kern der Situation zu erkennen und nicht nur an den Symptomen „herumzudoktorn“. Daher klären wir vor einer Analyse wer die relevanten Stakeholder sind, die mit einbezogen werden müssen.

Allein schon durch die Tatsache, dass die Analyseergebnisse durch eine externe und daher unabhängige Sicht zustande kommen, wird es leichter, Verbesserungen anzupacken, anstatt die Situation zu ignorieren oder die Hände in den Schoss zu legen.

Gibt es typische Probleme, die häufiger auftreten?

Zu den Problemfeldern gehören immer wieder Hemmnisse im Projektumfeld wie z.B. eine unklare Strategie oder widersprüchliche Projekt-Rollen. Manchmal behindert ein unnötig komplizierter Prozess die Projekte. Oftmals gibt es noch gar keine geeigneten Vorgaben, so dass jeder macht, was er für richtig hält. Dadurch entsteht Chaos.

Was bringen nackte Zahlen? Es geht doch auch um Emotionen wie Ärger oder das Bestreben, selbst entscheiden zu dürfen, ohne dass andere reinreden?

Eine gute Analyse betrachtet immer das Gesamtsystem. Zahlen und Fakten dienen dazu, individuelle Gefühle und Einschätzungen einzuordnen und im Gesamtzusammenhang zu sehen. Nur so ist eine Verbesserung möglich. Wenn nur die Finanzabteilung bestimmen würde, wie Projekte verbessert werden, würde dies sicher nicht ausreichen. Erst wenn Konstruktion, Marketing, Qualitätsmanagement und Vertrieb ebenfalls mit darauf schauen, wird das Bild rund.

Das Gesamtbild besteht einerseits aus dem operativen Projektmanagement als auch aus dem Portfolio- und Ressourcenmanagement. Auch das Projektumfeld ist für den nachhaltigen Projekterfolg wichtig. Dazu gehören die Unternehmensstrategie und -kultur sowie die bestehenden Arbeitsstrukturen und andere gegebene Rahmenbedingungen.

Bei Status-Reports erlebe ich oft ein „Tunen“ der Zahlen, um unerwünschte Reaktionen zu vermeiden. Wie erreiche ich eine ehrliche und ungeschönte Beantwortung der Fragen?

Dies ist ganz klar ein kulturelles Problem. Und auch hier ist in erster Linie die Vorbildfunktion der Unternehmensführung gefragt. Lebt diese ein Verhalten vor, frei nach dem Satz „lieber schlechte Nachrichten als Überraschungen“, dann wird sich diese Einstellung unmittelbar und rasch spürbar auch positiv auf das Verhalten der Mitarbeiter auswirken. Und das „Schönen“ von Statusberichten etc. verschwindet von selbst. Bei unserer Analyse sichern wir zusätzlich die Anonymität des Einzelnen zu und präsentieren nur das Gesamtbild. Damit sind die gezeigten Ergebnisse sehr nahe an der Realität.

Wie viel Aufwand bedeutet eine Reifegradanalyse?

Je nach Bedarf und Situation gibt es verschiedene Varianten: Eine Schnellanalyse ist in 5 Minuten gemacht. Das reicht für eine grobe Einschätzung der Lage. Wie beim Fiebermessen der Check: Ist alles ok, oder haben wir erhöhte Temperatur oder gar hohes Fieber? Wenn es wichtig ist, mehr Details zu kennen, braucht es eine spezifischere Analyse, also zunächst das „kleine Blutbild“. Dies ist durch unsere PSC-100 Analyse schon unter 2.000 € möglich.

Wenn dann noch weitere Informationen notwendig sind, können diese zusätzlich durch Interviews oder Workshops mit verschiedenen Projektbeteiligten sowie eine Experten-Analyse der verwendeten Projektvorlagen oder erstellten Projektdokumente ergänzt werden, also das „große Blutbild“.

Lohnt sich eine Reifegradanalyse überhaupt?

Aber ganz sicher: Durch die Umsetzung der abgeleiteten Maßnahmen erreichte Kostenreduktion oder Effizienzsteigerung übertrifft den Analyse-Aufwand rasch und um ein Vielfaches.

Zudem macht die Umsetzung der aus der Analyse abgeleiteten Maßnahmen die Projekte sowohl effektiver als auch effizienter. Es werden die besten Projekte zur Umsetzung ausgewählt und ihr Ablauf verbessert sich.

Wir empfehlen regelmäßige Check-ups alle 2-3 Jahre –  genauso wie die Vorsorgeuntersuchungen beim Arzt.

Wie geht´s dann nach einer Analyse weiter?

Wir besprechen die Analyseergebnisse mit dem Auftraggeber und insbesondere mit der Geschäftsleitung. Werden Verbesserungspotentiale erkannt und für wichtig erachtet, entwickeln wir gemeinsam daraus eine Roadmap für die weitere, individuelle Projektmanagement-Professionalisierung des Unternehmens oder Bereichs. Ist diese einmal im Management beschlossen, wird sie nach unserer Erfahrung auch zum weitaus größten Teil umgesetzt.

Und ganz wichtig ist es, den in die Analyse involvierten Mitarbeitern Rückmeldung zu den Ergebnissen und den Maßnahmen zu geben. Sonst kann eine Hoffnung und Aufbruchsstimmung („endlich passiert etwas“) sehr schnell ins Gegenteil umschlagen.

UNSERE EMPFEHLUNG:

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Die von uns entwickelte Reifegrad-Analyse PSC 100 ist ein praktikables und schnelles Analysetool, welches die wichtigsten Elemente erfolgreichen Projektmanagements überprüft. Mit knapp 100 Fragen erhalten Sie rasch einen Überblick über den Stand Ihres PM-Reifegrads und konkrete Empfehlungen für Verbesserungen.

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OPM3® ist ein Instrument, welches Unternehmen dabei hilft, Projektmanagementverfahren und -prozesse einzuführen und zu verbessern. Anhand der 600 Praktiken erhalten Sie eine Einschätzung Ihres gegenwärtigen Reifeniveaus.

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PM Delta ist sehr umfassend und detailliert und dient ähnlich wie das OPM3® zur Optimierung von Feinheiten.