Diese Woche bin ich total landunter. Zu viel Arbeit, zu viele Projekte, zu viele andere Verpflichtungen und jetzt „noch schnell“ meine Frau von der Bahn abholen – eigentlich kein Problem, bloß dass die Bahn eine Stunde Verspätung hat und nun ist wegen der Bahn der ganze Tag komplett durcheinander! Kennen wir?
… zur Genüge: 20 Minuten vor Feierabend schneit der Chef rein mit einer „ganz dringenden“ Aufgabe, die zwei Stunden braucht. Ein wichtiger Kunde, für den wir beim ersten Call des Tages 30 Minuten eingeplant hatten, überzieht gnadenlos und wir hetzen den ganzen Tag bei sämtlichen Terminen diesem Rückstand hoffnungslos hinterher. Oder was mich diese Woche auch schon auf die Palme brachte: Ein Mitarbeiter teilt mir nach vier Wochen Krankschreibung kurz mit, dass er weitere zwei Wochen ausfällt – und danach nicht mehr für uns arbeitet. Jetzt, wo so unglaublich viel Arbeit anliegt!
Ich muss die Stelle ausschreiben, Interviews führen und Kandidaten sichten ausgerechnet jetzt, wo ich schon mit der eigentlichen Arbeit kaum Land sehe! Wenn der Neue dann endlich kommt: Bis der eingearbeitet ist! Dabei denke ich mir: Wenn ich schon im Stress auf 180 rotiere, was will ich dann von unseren Kunden, Klienten und Seminarteilnehmern erwarten! Wie der Bürospruch sagt: Je besser man plant, desto härter trifft einen der Zufall – aber das hilft nicht, sondern erinnert uns lediglich an die bewährten Turbo-Tools:
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Klar ist das kontraintuitiv! Im Stress machen wir ganz spontan erst mal Hektik. Und wissen, was dabei herauskommt: Schnellschüsse, Fehler, noch mehr Stress. Also müssen wir uns zur Ruhe zwingen. Erst mal tief ausatmen! Buchstäblich Druck ablassen. Ruhe kommt nicht von selbst, Hektik ist keine Hilfe. Das sage ich mir Mantra-artig; das hilft, ich komme runter und erlebe den Aha-Effekt: Mein Denken wird klar.
Ganz bewusst das verweigern, was unter Stress unweigerlich hochkommt: Schuldzuweisungen, (Selbst)Vorwürfe, Tiraden, Ärger, Wut, Hilflosigkeit – alles verständliche Reaktionen, aber hilft das wirklich? Ist das die Lösung? Bringt dich das deinen Zielen näher? Nein? Dann vergiss es! Fragen wir uns lieber: Was wäre stattdessen hilfreich? Wenn wir uns das selbst fragen, nutzen wir übrigens ein Meta-Turbo-Tool: KID, den Konstruktiven Inneren Dialog. Wir reden mit einer ziemlich intelligenten, erfahrenen und engagierten Person: mit uns selbst. Das hilft immer. Denn unter Stress schaltet sich der KID aus, wir hören dann nur noch eine schrille Stimme („Das darf alles nicht wahr sein!“) oder eine wirre Kakophonie von Stimmen: nicht hilfreich. Wenn wir endlich ruhig(er) geworden sind, kommt:
Was könnte ich tun? Alle Optionen auf den Tisch, wirklich alle und am besten auflisten, ohne die nahezu wichtigste zu unterschlagen: Wer könnte mich unterstützen? Wer hat die Qualifikation? Wohin also kann ich Arbeit umverteilen? Dabei sorgsam die innere Stimme zur Ruhe betten, die einflüstert: Mach alles selber! (Ein sogenannter Antreiber). Dann die beste Option aus-wählen und durchziehen.
Stress entsteht nicht wegen zu viel Arbeit. Stress entsteht, weil wir alles zu-gleich machen wollen, das ist ein garantiertes Misserfolgsrezept. Einer der agilen Grundsätze lautet: Sämtliche Tätigkeiten priorisieren! Das erleichtert ungemein. In dem Moment, wo mir klar wurde, dass meine Prio1 jetzt ein neuer Mitarbeiter ist und nichts anderes, stresste es mich nicht mehr (so sehr), dass „alles andere“ erst mal warten muss oder ganz hinten runter fällt: Stört mich nicht und raubt mir keine Konzentration, weil: Nichts davon ist jetzt im Moment Prio1! Du kanntest die vier Turbo-Tools längst? Ja, klar, wer nicht? Das ist nicht der springende Punkt. Wo der Hund begraben liegt, ist:
Wenn morgen die Bahn schon wieder Verspätung hat (womit zu rechnen ist) und meinen ganzen Tag durcheinander wirft und ich haareraufend am Bahnsteig stehe, wird meine erste Reaktion nicht sein „Wende Turbo-Tools an!“, sondern: „Ich fasse es nicht! Nicht schon wieder!“ Stress, Frust, Hektik. Das heißt: Die stressfeste Anwendung von Turbo-Tools erfordert selbst ein Turbo-Tool: Drill. Train as you fight! Das geht schon morgens im Bett vor dem Aufstehen, rein antizipativ im Kopf: Was werde ich denken, wenn heute die Bahn wieder zu spät kommt? „Das darf nicht wahr sein!“ oder „Komm erst mal runter!“ Wer das jeden Morgen durchdenkt, entwickelt unerschütterliche Stressresistenz. Übrigens: Sämtliche Spezialkräfte aller Armeen der Welt, die im Kugelhagel komplett cool bleiben und Spitzenleistung abliefern, trainieren so. Tausendmal gedrillt ist die Erfolgsgarantie selbst unter Megastress.
Viele Projektmanagerinnen und Projektmanager sind in der gleichen Situation. Die Anforderungen im Projekt ändern sich häufig und das Team tut sich schwer mit der Anpassung an die neuen Rahmenbedingungen. Die Projektarbeit ist zäh, ressourcenraubend und umständlich.
Werden Sie jetzt aktiv, damit Ihr Projektmanagement agiler wird. In diesem Seminar vergleichen wir klassische Projektmanagementansätze (z.B. Wasserfall) mit den Ansätzen von Scrum und Kanban. Wir hinterfragen Rollen, Prozesse und Projektpläne. Sie erfahren dabei, in welchen Kontexten welche Ansätze sinnvoll sind. Und wann sie kombiniert werden können. Sie erleben hautnah, wie wichtig diese Ansätze in der digitalen Welt sind, um Projekte effizient und ressourcenschonend ins Ziel zu bringen.
Solange die Krise tobt. Das heißt: Bring anhaltend die Überwindung auf, das zu tun, was im Sinne des Wortes not-wendend ist – und nicht das, was du dir vor der Krise so schön ausgeknobelt, geplant, zurechtgelegt und vorgenommen hast. Das erfordert regelmäßig die größte Selbstbeherrschung, Disziplin, eben: Pobacken! Es kostet immer Überwindung, das Vernünftige zu tun. Aber es ist nun eben mal: Das Vernünftige. Und hinterher:
Auch Retrospektive genannt: Was nehmen wir mit für künftige Katastrophen? Was machen wir nie wieder, was behalten wir bei, was machen wir besser? Was davon hätten wir im Sinne von Risk Management und Szenario-Technik uns vorher schon denken können? Ich zum Beispiel plane seit dem Desaster am Bahnsteig nach jeder Abhol-Aktion am örtlichen Bahnhof seither immer einen Folge-Termin ein, der sich auf Zuruf ohne Sympathieverlust locker (ver)schieben lässt. Ich habe meine Lektion gelernt.
Das wünsche ich dir auch!
Wie der Titel verrät: Wenn ich in der Praxis unterwegs bin, berichten mir Projektleiter von so vielen alltäglichen Projekt-Pannen, dass ich dringend etwas dagegen unternehmen möchte. Unter anderem mit dieser Kampagne. Jeden Monat veröffentlichen wir in unserem Newsletter eine typische Projekt-Panne.
Wenn auch Sie eine wiederkehrende oder lästige Panne plagt: Mailen Sie´s mir und ernten eine schnelle Lösung in einer der nächsten Ausgaben (anonym, wenn Sie möchten)! Damit wir uns alle an beliebten Pannen erfreuen und mit schnellen, pragmatischen Lösungen das Leben und die Arbeit leichter machen. In diesem Sinne: Viel Erfolg in Ihrem Projekt!
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