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Szenario: Der mittelständische, europäische Marktführer für Spezialwerkzeug möchte ein einheitliches Projektverständnis auf allen Ebenen und bei allen Beteiligten etablieren. Im Rahmen eines Weiterbildungs-Programms soll jeder Projektleiter, für den dieses Programm von unserem Trainer und Coach Sven Löbel entwickelt wurde, die Möglichkeit eines persönlichen Coachings bekommen. Trotz der allgemein hohen Akzeptanz des Coachings lehnt die Hälfte der Projektleiter nach den erfolgreichen Trainings eine Unterstützung ihrer Entwicklung durch einen Coach ab. Woran könnte dies liegen?
Wir ergründen diese Frage im Gespräch mit zwei Beteiligten, Anke Uther aus dem Managementteam und Tugrul Salli, ein Projektleiter der an dem Training und Coaching teilgenommen hat.
Fangen wir ganz vorne an: Was war Ihr Ziel an der gesamten Weiterbildungsmaßnahme?
Anke Uther (Management): Wir möchten das Projektmanagement im Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern. Im Fokus der aktuellen Maßnahme standen vor allem die Vermittlung und Anwendung von Projektmanagement-Methoden und deren praktische Umsetzung im Projektalltag. Gleichzeitig sollte die Akzeptanz für ein einheitliches und strukturiertes Vorgehen im Projekt erhöht werden.
Welche Elemente waren Ihnen aus Management-Sicht besonders wichtig?
Anke Uther (Management): Der Fokus lag zunächst auf der Vereinheitlichung des angewandten Projektmanagements im Konzern. Auf der anderen Seite sollen Projektleiter nicht durch rigide durchgesetzte Regelungen der Freiheiten beraubt werden, die man als Projektleiter benötigt. Uns war also ein pragmatischer Mix von Standards und Anpassbarkeit wichtig. Im nachgelagerten Coaching-Zyklus waren dann eher individuelle Aspekte im Vordergrund: Wie kommt jede(r) Einzelne mit den Werkzeugen im jeweiligen Projekt zurecht?
Gleichzeitig wollten wir wissen, an welchen Stellen wir im Projektmanagement nachjustieren müssen. Nach der Durchführung der Einzel-Coachings erhielten wir vom Coach eine anonymisierte Zusammenfassung über personenunabhängige Auffälligkeiten bei der Verwendung unseres Projektmanagementwerkzeugs, des Nutzungsgrads und der Nutzungsqualität. So können wir weiteren Schulungsbedarf analysieren und zielgerichteter umsetzen. Wir wissen jetzt, in welchen Bereichen wir uns im Projektmanagement weiter entwickeln müssen und wo wir bereits sehr gut aufgestellt sind.
Sie haben Interesse, Coaching im Rahmen einer Weiterbildungsmaßnahme in Ihr Programm zu integrieren?
Gut gemeint, aber kaum genutzt: Wie fanden Sie als Projektleiter das Coaching-Angebot?
Tugrul Salli (Coachee): Naja, jemanden anzurufen nach dem Motto „Ich bin der soundso, soll mich melden, weil ich Probleme mit der Bedienung des Tools habe“, das war irgendwie eigenartig. Gleichzeitig war so viel zu tun, dass es nicht die erste Priorität hatte. Und das notwendige Projektmanagement-Handwerkszeug hatte ich ja bereits im Seminar gelernt. Daher hatte ich Zweifel, ob die Zeit im Coaching sinnvoll investiert ist. Ehrlich gesagt habe ich den Anruf vor mir hergeschoben. Andererseits war uns per Mail mitgeteilt worden, dass es auch um Rückmeldung zum Projektmanagement-Tool ging. Das war natürlich sinnvoll.
Genau hier haben wir von PS Consulting angesetzt und haben aktiv den Kontakt zu den Projektleitern gesucht:
Sven Löbel (Trainer und Coach): Bereits bei der Planung der Weiterbildungs-Maßnahme war klar, dass Teilnehmer aus allen Hierarchiestufen im Anschluss an das 3-tägige Projektmanagement-Seminar gecoacht werden sollen. Anfangs war das Coaching-Angebot freiwillig. Nachdem die Resonanz der Teilnehmenden auf dieses Angebot äußerst gering war, reflektierten wir gemeinsam die Herangehensweise. Statt darauf zu warten bis die Teilnehmenden aktiv werden, übernahm ich die Terminvereinbarung und ging aktiv auf die Teilnehmenden zu. Die Teilnehmer waren sehr dankbar über diese Vorgehensweise: „Wie schön, von Ihnen zu hören, Herr Löbel. Entschuldigen Sie bitte, ich hatte noch gar keine Zeit, mich bei Ihnen zu melden.“
Projektleiter stehen oft vielfältigen Anforderungen gegenüber: Sie sollen hochgesteckte und teilweise schwierig realisierbare Ziele mit knappen personellen und finanziellen Ressourcen erreichen. Durch das Coaching werden Sie individuell und maßgeschneidert in Ihrer ganz spezifischen Situation unterstützt werden. So ist es für „alte Hasen“ genauso hilfreich wie für junge Projektleiter.
Es kostet Überwindung ein Coaching-Angebot anzunehmen – woran liegt das?
Sven Löbel (Trainer und Coach): Viele Projektleiter brauchen Hilfe in Ihrer Funktion, bei aktuellen Projekten oder den unternehmensinternen Prozessen. Doch nur wenige trauen sich, selber aktiv zu werden, erst recht, wenn sie zeitlich stark unter Druck sind. Hier haben wir angesetzt und neben dem reinen Coaching auch die Terminierung der Sessions übernommen. Gemeinsam mit dem Auftraggeber wurde vereinbart, dass ich als Coach aktiv auf die Projektleiter zugehe und Termine vereinbare. Die Coachees waren durchweg sehr angetan von dieser Vorgehensweise und ein Großteil hat das Angebot gerne angenommen. Lediglich wenige Projektleiter, die aktuell kein Projekt betreuen, haben das Angebot abgelehnt oder um Verschiebung der Maßnahme gebeten.
Wie sehen Sie das als Projektleiter? Hatten Sie Vorbehalte gegenüber dem „Pflicht“-Coaching bzw. dieser Evaluation?
Tugrul Salli (Coachee): Positiv fand ich, dass wir anonymisiert Rückmeldung zum neuen Tool geben konnten. Was ich vom Coaching halten sollte, war mir allerdings nicht so klar. Im Nachhinein bin ich jedoch froh, dass der Coach von der Personalabteilung beauftragt worden war, uns Teilnehmer einfach selbst anzurufen. Als Herr Löbel sich dann meldete, habe ich mich gut aufgehoben und abgeholt gefühlt.
Wie wurden die Coaching-Themen definiert?
Sven Löbel (Trainer und Coach): Nach einer Evaluationsphase, in der ich schaute, wie der Coachee mit dem Tool arbeitet, habe ich anhand von aktuellen Themen die Templates und die Projektmanagement-Methodik besprochen. Anschließend bin ich mit den Projektleiter ihr aktuelles Projekt durchgegangen und wir haben anhand von aktuellen Herausforderungen Handlungsalternativen und Lösungen erarbeitet. Die Themen und Inhalte der einzelnen Coachingsessions wurden mit jedem Teilnehmer individuell besprochen. Dabei konnte es um alle Themenbereiche des Projektmanagements gehen. Eine Coaching-Session fand pro Coachee einmalig statt und dauerte ca. 1,5 Stunden. Zugegeben, es ist ziemlich sportlich, in dieser doch recht kurzen Zeit Vertrauen zu schaffen, auf die Werkzeuge einzugehen, gleichzeitig den „Schmerz“ zu finden und bei Projekten inhaltlich zu beraten. Aber es hat funktioniert. Das Coaching wurde von allen Beteiligten mit der Note 9,25 (auf einer Skala von 0-10) bewertet.
Wie haben Sie als Projektleiter das Coaching-Gespräch genutzt? Hatten Sie konkrete Themen?
Tugrul Salli (Coachee): Gemeinsam sind wir den Projektmanagement-Prozess entlang gegangen und haben verschiedene Schritte direkt in der Anwendung besprochen. Im Gespräch haben wir beispielsweise die Meilensteinplanung detailliert behandelt und sind diesen Prozess an unserem Tool lösungsorientiert durchgegangen. Im Gespräch konnte ich dann erkennen, was ich in meiner Arbeit noch verbessern kann. Gut fand ich wie gesagt, dass ich meinem Unternehmen anonym Rückmeldung geben konnte, was gut läuft und was nicht.
Haben Sie vom Coaching profitiert? Wenn ja, wie?
Tugrul Salli (Coachee): Viele Dinge sind mir erst im Coaching so richtig klar geworden, wie z.B. die ganz konkrete Anwendung der Projektmanagementwerkzeuge auf mein eigenes Projekt. Dadurch habe ich den Mehrwert erkannt, den unser Tool und die strukturierte, einheitliche Vorgehensweise für mein eigenes Projekt und damit sicherlich auch für das eine oder andere Projekt meiner Kollegen bedeutet. Nachträglich betrachtet hat das individuelle Coaching das vorherige Training erst richtig abgerundet.
Was war der Beitrag von PS Consulting? Wie fanden Sie die Unterstützung?
Anke Uther (Management): PS Consulting hatte bei diesem Prozess zunächst die Rolle des Trainers, Beraters und Experten im Projektmanagement, nachfolgend aber auch die Funktion des Helfers, Begleiters und Botschafters. Auch hier waren die zwei Phasen Training und Coaching wichtig. Die Standardisierung des Projektmanagements erfolgte im Trainingsteil. Der Coaching-Zyklus fokussierte dagegen auf die individuelle Begleitung und die Umsetzungshilfe. PS Consulting hat uns quasi als Botschafter geholfen, die Grundidee der notwendigen Vereinheitlichung des Projektmanagements in die Belegschaft zu tragen, aber andersherum auch die Wertschätzung und konstruktive Kritik herausgearbeitet, um sie an uns zurückzuspielen. Es war eine wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe! Ein Mitarbeiter teilte mir von sich aus mit, dass er eigentlich skeptisch eingestellt war, dass ihn aber der Trainer wirklich „voll abgeholt“ habe. Das hat uns sehr gefreut.
War Coaching auch Mittel zum Zweck?
Sven Löbel (Trainer und Coach): Durch die Coaching-Maßnahme konnte ich – natürlich anonymisiert – an die Geschäftsleitung zurückmelden, an welchen Stellen der Prozess noch verbessert werden muss, an welchen Templates gearbeitet und welche Methodik angewandt wird. So kann ganz gezielt dort eingegriffen werden, wo der Schuh drückt. Damit die Maßnahmen erfolgreich sind, muss die Unternehmensführung offen sein für Kritik und der Wille vorhanden sein, etwas zu ändern, zu verbessern.
Haben Sie als Unternehmen Ihr Ziel erreicht?
Anke Uther (Management): Durch die Projektmanagement-Trainings haben wir eine allgemein geteilte Basis im Unternehmen geschaffen, und damit ein Fundament, auf dem sich jetzt aufbauen lässt. Den letzten Feinschliff haben allerdings ganz klar die Coaching-Sessions gebracht. Durch die persönliche Hinwendung durch Herrn Löbel wurde an individuellen Themen die Umsetzung bei unseren Projekten besprochen und für die einzelnen Projektleiter ein maximaler Mehrwert geschaffen. Von dieser Maßnahme haben alle im Unternehmen profitiert – das Management, die Projektleiter und die Team-Mitglieder.
Was war/ist dir bei deiner Arbeit als Trainer/Coach besonders wichtig?
Sven Löbel (Trainer und Coach): Ganz wichtig ist mir, von Anfang an einen guten Kontakt aufzubauen, vernünftige, praktische Unterstützung zu bieten und ganz wichtig: Nur Themen zu behandeln, die für den Coachee aktuell von Nutzen sind.
An dieser Stelle danken wir Anke Uther (Management) und Tugrul Salli (Coachee), herzlich für die sehr konstruktive Zusammenarbeit und Ihre Mitarbeit an diesem Artikel.