7 Planungstools für gutes Projektmanagement

Einfacher als Sie glauben

Projektmanagement ist gleich Bürokratie? Professionelle PM-Methoden zu umständlich? Gutes Projektmanagement viel einfacher als Sie glauben! Es gibt tatsächlich Projektmanagement-Methoden, mit denen Sie Ihre Projekte hochprofessionell managen können und die einfach, praktikabel und sofort umsetzbar sind.

Wir zeigen Ihnen 7 einfache Planungstools. Diese Tools sind durch eine einfache Logik miteinander verbunden:  Sie beantworten die häufigsten Fragen von Projektleitern.

1. Die Meilenstein-Planung: Welche Projektetappe erreiche ich bis wann?

Die Meilenstein-Planung ist ein einfaches Mittel, um mit minimalem Aufwand den vollen Überblick über ein Projekt zu erhalten. Die großen Vorzüge dieser Planung liegen auf der Hand:

Jeder im Projekt weiß, bis wann eine Etappe fertig sein muss und kann auf diese Ziele hinarbeiten. Sie können Kunden, Auftraggebern und anderen Interessenten auf den ersten Blick verständlich machen, wie das Projekt abläuft und was bis wann fertig ist. Sie bekommen damit explizite Prüftermine für Ihren Projektfortschritt: Sie wissen immer genau, wie weit Sie sind. Wenn Verzögerungen im Projekt auftreten, merken Sie das nicht erst gegen Projektende, wenn es zu spät ist, sondern schon vor dem nächsten Meilenstein-Termin.

Ihr Projekt wird übersichtlicher. Es ist nicht mehr ein unüberschaubares Riesenprojekt, sondern gliedert sich in mehrere überschaubare Teilprojekte.

Wie erstellen Sie eine Meilenstein-Planung? Ganz einfach. Sie müssen sich dafür nur zwei Fragen stellen: Was sind die Etappen meines Projekts? Und bis wann müssen diese fertig sein? Normalerweise hat ein kleines bis mittleres Projekt drei bis fünf Etappenziele. Unser Tipp: Planen Sie ausgehend vom Endtermin des Gesamtprojekts die Endtermine der einzelnen Etappen.

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2. Die Aktivitäten-Planung: Alle Projektarbeiten auf einen Blick

Es gibt eigentlich nur drei Gründe, weshalb Sie die Meilenstein-Planung ergänzen sollten: Wenn der Plan nicht „passt“ und Sie kürzen müssen, brauchen  Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Meilensteinaktivitäten. Nur mit Hilfe der Aktivitäten-Planung stellen Sie sicher, dass Sie keine Teilaufgabe oder Arbeitspaket vergessen haben. Dies ist insbesondere bei Neuland-Projekten sinnvoll, denn hier steckt der Teufel im Detail. Unser Tipp: Listen Sie sämtliche notwendigen Aktivitäten pro Meilenstein auf. Verfassen Sie die Aktivitätenliste am besten im Team. So können Sie zum einen alle Teammitglieder ins Boot holen. Zum anderen fällt vielen Köpfen immer mehr ein als einem alleine. Denken Sie daran: Je mehr Tätigkeiten Sie auflisten, desto kleiner wird das Risiko, etwas zu vergessen. Und wenn Sie mehr als 20 Aufgaben auf Ihrer Liste haben, behalten Sie den Überblick durch  einen einfachen Strukturplan, zum Beispiel mit Klebezetteln oder einer Mind Map.

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3. Das Kanban-Board: Eine pragmatische Übersicht

Ein hilfreiches Instrument für die Visualisierung der notwendigen Arbeit ist das Kanban-Board oder die Aktionsliste. Das Kanbanboard gibt auf eine einfache Art und Weise einen raschen Überblick, welche Arbeiten gerade bearbeitet werden, welche noch anstehen und welche schon abgeschlossen sind. Dabei stehen die einzelnen Aktivitäten auf Klebezetteln oder Karten, die sukzessiv von links nach rechts durch das Board geschoben und damit abgearbeitet werden. Die Spalten können passend zum Projekt beliebig benannt und erweitert werden. Ideal sind drei bis vier Spalten, jedoch nie mehr als sieben Spalten, da sonst wieder der Überblick verloren geht.

4. Die W-Planung: Wer macht was bis wann?

Nehmen Sie mal als Beobachter an einem Meeting teil. Ganz egal, ob drei Sachbearbeiter zusammensitzen oder zehn Vorstandsmitglieder, es wird immer derselbe haarsträubende Fehler gemacht. In 95 Prozent aller Meetings bespricht man zwar genau, was wie gemacht werden muss, doch bei viel zu vielen Teilaufgaben weiß keiner so genau, wer sich um welche Teilaufgabe kümmern und bis wann das fertig sein muss. In jedem Projekt gibt es 10 bis 30 Prozent Tätigkeiten, für die niemand zuständig ist. Deshalb werden sie nicht erledigt, deshalb kommt der Projektleiter in Zeitverzug. Unser Tipp: Ordnen Sie jeder Aktivität einen Verantwortlichen (Wer?) sowie einen Termin (Bis wann?) zu.

5. Der Realitäts-Check: Aufwand und Dauer unterscheiden

Warum haben 90 Prozent aller Projekte große Probleme mit dem Endtermin? Weil oft ein ganz simples Projektmanagement-Planungsverfahren nicht eingesetzt wird, das aus einer einzigen Frage besteht: Wann muss ich spätestens anfangen, um pünktlich fertig zu sein? Das heißt: Wann muss ich unter Berücksichtigung meiner sonstigen Tätigkeiten und Verpflichtungen und meiner relativ fixen täglichen Projekt-Arbeitszeit spätestens mit der Arbeit am Projekt beginnen, um den vereinbarten Endtermin halten zu können? Zu den sonstigen Tätigkeiten zählen natürlich auch Urlaub, Reisen, Seminare. Sinnvollerweise sollten Sie die W-Planung um den spätestmöglichen Anfangszeitpunkt ergänzen. Unterziehen Sie Ihre Planung anschließend einer Qualitätsprüfung: Ist sie vollständig, zuverlässig, konkret genug und vor allem realistisch?

6. Das Gantt-Diagramm: Die grafische Darstellung

Wenn ein Projektleiter seinem Vorgesetzten, einem Kollegen oder einem Kunden einen Plan von seinem Projekt zeigt, dann meist in Form eines Gantt-Diagramms. Es ist selbst für einen Laien (wie etwa Ihre Kunden oder Auftraggeber) auf den ersten Blick verständlich, und es ist vor allem schnell erstellt. Diese einfache Darstellung bietet folgende Vorteile: Sie verschlafen keine Aktivitäten, weil Sie jederzeit auf den ersten Blick sehen können, wann Sie beginnen müssen. Sie überziehe keine Aktivitäten, weil Sie den Endtermin täglich vor Augen haben. Sie sehen genau, welche nachfolgenden Tätigkeiten sich aufgrund eines nicht eingehaltenen Endtermins hinauszögern. Sie wissen sofort, wo Sie mit Ihrem Projekt stehen und das Beste: Sie holen sich jeden Tag eine kleine Belohnung ab, weil Sie jeden Tag den Fortschritt Ihres Projekts sehen. Hängen Sie sich Ihr Gantt-Diagramm über den Schreibtisch.

7. Projektplanung mit Office & Co.

Nutzen Sie möglichst einfache Tools. Ihre normalen Programme zur Textbearbeitung, Tabellenkalkulation und für Präsentationen reichen völlig aus. Widerstehen Sie der Versuchung der großen Projektmanagement-Software für Ihr kleines bis mittleres Projekt. Sie sind dafür unnötig, zu komplex und hinderlich.

Im wirklichen Projektmanagement geht es darum, die hilfreichen Methoden zu finden, diese passend anzuwenden und nicht mehr als nötig zu tun. Dabei geht es um die Erfüllung des Projektbedarfs, nicht um die Erfüllung eines Dogmas oder einer universellen Vorgehensweise. Die Kernfragen sind immer wieder: Ist dieser Schritt nützlich? hilfreich? Generiert er einen Mehrwert und einen Nutzen? Oder ist er ein unnötiger Ballast oder ein bürokratisches Hindernis? Dann lassen Sie ihn weg!

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen wertvolle Anregungen und vor allem erfolgreiche Projekte.

Sie haben konkrete Fragen? Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen.