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Projektleiter zu sein ist ein schwieriger Job: Eng bemessene Zeitvorgaben, unterschiedliche Interessen bei den Beteiligten, und der ständige Druck von allen Seiten machen die Arbeit zu einer emotionalen Achterbahnfahrt.
Was viele Projektleiter besonders frustriert: Das Gefühl, der Einzige zu sein, der sich wirklich um den Projekterfolg sorgt. Man reißt sich die Beine aus, um das Projekt am Laufen zu halten, macht Überstunden und nimmt auch private Einbußen in Kauf.
Aber was ist mit den anderen Projektmitgliedern? Ohne dass man ständig den Leuten hinterherläuft, passiert nichts. Aufgaben müssen nachverfolgt werden. Was tun, wenn das Projektteam nicht mitzieht, sich unkooperativ verhält? Muss man sich damit abfinden? Sicher nicht.
Als Projektleiter haben Sie viel mehr Einfluss auf Ihre Mitmenschen, als Sie denken. Mit Empathie und psychologischem Verständnis können Sie weit mehr erreichen als mit bloßem Druck. Suchen Sie das Gespräch und versuchen Sie, sich in das einzelne Teammitglied hineinzuversetzen.
Haben die Projektmitglieder das Projektziel oder die Aufgabe nicht verstanden?
Um eine Aufgabe erledigen zu können, muss das Ziel klar sein. Überlegen Sie ob irgendwelche Punkte in der Zielbeschreibung missverstanden werden könnten und machen Sie notfalls zusätzliche Angaben. Um sicher zu gehen, dass die Aufgabe tatsächlich verstanden wurde: Bitten Sie das Teammitglied, die Aufgabe zu wiederholen.
Haben Sie eine eigene Frage zu einer Herausforderung im Projekt?
Stellen Sie sie uns doch! Unsere Experten beantworten Ihnen diese gerne.
Unsere Experten sind Trainer, Berater und Coachs mit langjähriger Erfahrung im Projektmanagement. Um Ihnen eine Bandbreite an Möglichkeiten und Lösungsmöglichkeiten zu geben, arbeiten mehrere Berater gleichzeitig an der Beantwortung Ihrer Frage. Probieren Sie es aus!
Natürlich reichen mündliche Aufgabenbeschreibung in der Praxis nicht aus. Fassen Sie daher die angetragene Aufgabe noch einmal schriftlich zusammen und sende Sie sie dem Teammitglied zu – am besten in einer einfach zu lesenden und sauber formatierten Email. Last but not least gehört zu jeder Aufgabe auch ein Fälligkeitstermin. Bis wann muss der Job erledigt werden? Vereinbaren Sie einen klaren Termin und lassen Sie sich versichern, dass das Teammitglied den Zeitplan tatsächlich einhalten kann.
Halten die Projektmitglieder das Projektziel für nicht sinnvoll?
Erläutern Sie ausführlich den Zweck und die Motivation des Projekts! Warum ist die Aufgabe so wichtig und wofür soll das Arbeitsergebnis genutzt werden? Falls dies nicht wirkt, sollten Sie sich fragen ob Sie selbst von der Sinnhaftigkeit des Projekts überzeugt sind. Es kommt durchaus vor, dass Projektteilnehmer Zweifel des Projektleiters am Projekt widerspiegeln.
Fehlt es an Fachwissen oder Erfahrung?
Wenn mangelndes Fachwissen oder fehlende Erfahrung das Problem sind, muss natürlich entsprechend nachgeschult werden. Finden Sie heraus, wo genau Wissenslücken bestehen und schauen Sie nach einem geeigneten Weiterbildungs-Experten oder Coach, der unterstützen und schulen kann.
Haben Projektmitglieder zu viel Arbeit gleichzeitig?
Dann ist es eine Frage der Prioritäten: Wie wichtig ist genau dieses Projekt im Vergleich zu andern Projekten und der sonstigen Arbeit – gerade aus Sicht der Projektmitglieder? Kann eine Führungskraft in der Abteilung die Wichtigkeit betonen und so die Priorität erhöhen? Wenn Sie dort keine Unterstützung bekommen, sollten Sie den Fall an den Auftraggeber oder den Lenkungsausschuss eskalieren. Denn an dieser Stelle hören Ihre Möglichkeiten als Projektleiter auf. Sie können nur noch aufzeigen, was die Konsequenzen aus dieser Situation sind.
Manchmal reicht auch schon ein freundliches Telefonat mit dem Vorgesetzten des Teammitglieds. In der Praxis werden Mitarbeiter oft mit allerhand stupiden und nicht wertschöpfenden Aufgaben auf Trab gehalten, die nur dazu dienen, dass sich der Chef gut fühlt. Weg damit!
Solche Hürden erkennen Sie nur, wenn Sie regelmäßig das Gespräch mit Ihren Teammitgliedern suchen. Wer ungern den Arbeitsplatz verlässt und den Kontakt mit Menschen scheut, der wird im Projekt nicht weit kommen.
Was Sie sonst noch tun können:
Bauen Sie rechtzeitig ein Netzwerk an Mitstreitern auf, damit Sie im entscheidenden Moment auf Unterstützung zählen können. Dabei helfen kleine Gesten, wie zum Beispiel:
Solche Dinge schaffen einen starken Bund zwischen Menschen. Und wem einmal geholfen wurde, der will diese Hilfe erwidern und etwas “zurückgeben”. Das ist das Prinzip der Reziprozität, das fest in uns Menschen als Verhaltensmuster verankert ist – ganz nach dem Motto „Wie du mir, so ich dir“.