Tatsächlich managen viele Firmen ihre Projekte nach diesem Motto. Ihre Projektleiter und -teams brechen unter der Last fast zusammen, doch “von oben” kommt immer noch ein Projekt und noch eins und … Ich erinnere mich an ein mittelgroßes Unternehmen, das es auf die Weise auf 300 Projekte geschafft hat. Warum tappen so viele Unternehmen in die Zombie-Falle?
Als ich die Projektliste mit 300 Projekten sah, traf mich der Schlag. Eine Projektleiterin meinte: „Uns trifft jeden Tag der Schlag!“ Unter den 300 Projekten waren 120 Leichen, Zombies und U-Boote. Was für ein Projekt-Chaos! Das ist mega-ineffizient, weil dabei unheimlich viele Ressourcen gebunden werden und Motivation verbrannt wird, ohne dass viel oder häufig überhaupt etwas dabei herauskommt.
Die Bereichsleiterin eines anderen Unternehmens erklärt das so: „Wenn unser Chef aus dem Urlaub, von einer Messe oder einer Geschäftsreise zurückkommt, bringt er mindestens drei neue Ideen mit, die er als Projekte auflegt.“ So begeistert ist er. Und einem so begeisterten Chef „Nein“ sagen? Wer traut sich das schon? Also legt man noch ein Projekt auf; das ist einfacher. Was danach kommt, ist immer dasselbe: Nach einem euphorischen Projektstart taucht bald schon die nächste tolle Idee auf und das eben noch gefeierte Projekt verschwindet im Orkus – im Idealfall. Denn wenn es verschwindet, bindet es keine Personenstunden, Ressourcen und Sitzungstermine mehr. Dann ist es eine Projektleiche, erscheint aber immer noch auf der Projektliste und wird deshalb in einigen Unternehmen auch „Zombie“ genannt. Im weniger idealen Fall wird das Projekt keine Leiche, sondern ein U-Boot.
In unserem Grundlagenseminar lernen Sie praxisnahe Methoden, die Ihre Arbeit als Projektleiter spürbar erleichtern. Sie erfahren, wie Sie Ihren Projektauftrag sinnvoll klären und realistische Projektpläne entwickeln – sowohl auf klassische, wie auch agile Art. Sie kennen hilfreiche Organisationsformen für Projekte, die Ihre Projektarbeit unterstützen. Damit setzen Sie Ihr Projekt alleine oder zusammen mit dem Projektteam zielgerichtet um und schließen es erfolgreich ab.
Wird ein Projekt zum U-Boot, bindet es immer noch Manpower und Ressourcen, weil es zwar lange abgetaucht ist, aber immer mal wieder auftaucht, meist zur Unzeit, wenn man ohnehin schon mehr als genug zu tun hat. Dann trifft sich wieder das Projektteam, verbrät Stunden in Besprechungen, verabschiedet neue Maßnahmen, die neue Ressourcen binden, die allesamt verloren sind, weil danach das U-Boot wieder abtaucht, für Wochen von der Oberfläche verschwindet und eventuell nie wieder auftaucht. Wer weiß das schon? So verfettet das Projekt-Portfolio immer stärker mit Projekten, die keine oder nur eine geringe Chance auf Erfolg haben und sich dennoch zäh wie Kaugummi dahinziehen und Zeit, Nerven, Kraft und Ressourcen vernichten. Das ist strangulativ ineffizient. Wieviel Zeit und Geld dabei vergeudet wird! Wer kann sich das heutzutage noch leisten? Außerdem kennt jeder Projektleiter und jedes Team diese galoppierende Ineffizienz nur zu gut, was Nerven kostet, Energie frisst und die Motivation killt. Projekte, die dann tatsächlich zügig und erfolgreich durchgezogen werden könnten, werden nicht zügig und erfolgreich durchgezogen, weil die Teams von den vielen Leichen, Zombies und U-Booten, die ihnen die Zeit stehlen, so genervt sind, dass keiner mehr vollen Einsatz bringt. Da hilft nur eines:
Ich werde oft zu Unternehmen gerufen, die mit der Projektliste in der Hand dieses Spiel beenden wollen. Dann gehen wir gemeinsam die Liste durch und identifizieren vorbehaltlos alle tollen Ideen, die zwar gut sind, aber nicht ganz so gut wie die anderen auf der Liste. Diese würdigen wir dann angemessen und – beerdigen sie: „Tolle Idee, aber das begraben wir erst mal, damit wir unsere knappen Ressourcen für Sinnvolleres nutzen können!“ U-Boote werden endgültig versenkt, so dass sie nie wieder überraschend auftauchen und den Leuten Zeit und Nerven stehlen.
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Ja, das tut es. Unter anderem deshalb werde ich gerufen: Wenn ein neutraler Externer dabei ist, fällt es leichter, sich ehrlich zu machen und alte Zöpfe abzuschneiden. Es fällt auch leichter, eine fundierte Entscheidung zu treffen, hinter der alle stehen und die regelt: Was bringt uns als Unternehmen wirklich weiter und was ist lediglich eine tolle Idee – und nicht mehr? Ich sage dann gerne: „Firmen mit Zukunft haben mehr Ideen als Personal – anders herum wäre ganz schlecht!“ Was sagen die Führungskräfte der Unternehmen, deren Projektliste wir verschlanken?
Natürlich. Deshalb platzte die Liste doch vormals aus allen Nähten. Und deshalb wird sie das schon in wenigen Wochen wieder tun! Also ist es mit meinem einmaligen Besuch nicht getan. Auch wenn ich wieder weg bin, muss gewährleistet sein, dass nicht aus jeder neuen guten Idee gleich ein Projekt wird. Dann vereinbaren wir gemeinsam: Wie möchte das Unternehmen künftig überhaupt neue Projekte aufsetzen? Reicht „eine tolle Idee“? Oder die Begeisterung vom Chef? Oder sollten nicht besser noch andere Voraussetzungen erfüllt sein? Welche genau? Das wird dann dokumentiert und dafür gesorgt, dass sich jeder daran hält. Auch „die da oben“. Auch wenn ich nicht mehr im Betrieb bin. Manche vereinbaren auch.
Die Regel kennt jeder, dessen Schrank schon überquillt: Wird ein neues Teil gekauft, geht ein altes in die Kleidersammlung. Automatisch. Keine Diskussion. Wenn der Schrank fast platzt: zwei. Projekte kommen natürlich nicht in die Kleidersammlung, sondern in den Projekt-Backlog, die „Liste für gute Projekt-Ideen“. Diese Liste sorgt dafür, dass nicht aus jeder tollen Idee spontan ein Projekt wird. Einmal im Quartal oder einmal im Monat schaut man dann durch den Backlog und entscheidet: Welche Idee ist immer noch so gut und hat obendrein Potenzial? Und dann erst wird ein Projekt draus (wenn auch die anderen dokumentierten Anforderungen erfüllt sind). Und das ist nur ein Tool fürs Multi-Projektmanagement oder Portfolio-Management. Weitere diskutieren wir im Seminar „Projektmanagement für Manager“.
Projektleiter stehen vielfältigen Anforderungen gegenüber: Sie sollen hochgesteckte und teilweise unrealistische Ziele mit knappen personellen und finanziellen Ressourcen erreichen. Sie müssen Mitarbeiter führen, ohne deren direkter Vorgesetzter zu sein. Sie sollen fachlich versiert sein, obwohl sie sich nicht in jedem Thema auskennen. Sie sollten ansprechbar sein für Auftraggeber, Kunden, Teammitglieder. Und immer drängt die Zeit.
Wir unterstützen Sie gerne: Alle unsere Coaches sind fit im Projektmanagement und haben mehrjährige Ausbildungen erfolgreich absolviert und gleichzeitig eigene langjährige Projekterfahrung. Sie arbeiten methodenübergreifend, ressourcenorientiert, wertschätzend und vertraulich. Wir sind stets an konstruktiven Lösungen interessiert und unterstützen Sie auf Ihrem Weg dorthin.
An diesem Punkt sagen mir viele Projektleiter: „Sag das mal meinem Chef!“ Denn nicht ich nehme die vielen neuen Projekte rein. Das machen die da oben! Dagegen kann ich gar nichts ausrichten!“ Ich sage dann immer: „Du bist viel zu bescheiden. Du unterschätzt dich. Denn du kannst eine Menge ausrichten!“ Auch du hast mehr Einfluss als du ahnst. Denn wenn du als Projektleiterin oder Projektleiter einmal in der Woche in einem Meeting oder Gespräch mit „denen da oben“ nachdrücklich erwähnst, dass die aktuelle Projektliste dringend auf Leichen, Zombies und U-Boote durchforstet werden muss, dann wirkt das mit der Zeit: Steter Tropfen höhlt den Stein. Kein Manager, der etwas auf sich hält, hat gerne Leichen im Keller. Oder Zombies.
Wer geduldig bleibt und beharrlich mahnt, wird belohnt. Meiner Erfahrung nach immer. Kein Topmanager wird sich auf Dauer gegen die immer und immer wieder vorgebrachten realistischen Wünsche seiner Projektleiter und -teams stellen. Vor allem nicht, wenn du bei jedem neuen Projekt, das reinkommt und eigentlich schon eines zu viel ist, sofort die Hand hebst und sehr suggestiv fragst: „Und welches bisherige Projekt streichen oder verschieben wir dafür? A, B oder C?“ Viele Projektleiter berichten mir: „Sobald ich das frage, werfen unsere Entscheider einen zweiten Blick auf die eben noch so tolle Idee und plötzlich erscheint ihnen die tolle Idee gar nicht mehr so toll.“ Jedenfalls nicht gut genug, um dafür ein anderes Projekt zu opfern oder zu verschieben. Auch dann hast du erreicht, was du erreichen wolltest und was erreicht werden muss. Du hast deinem Chef und dem Unternehmen einen Riesengefallen getan und dich gleichzeitig substanziell entlastet.
Gut für dich! Ich wünsche es dir.
Werden Sie jetzt aktiv, damit Ihr Projektmanagement agiler wird. Im Seminar vergleichen wir klassische Projektmanagementansätze (z.B. Wasserfall) mit den Ansätzen von Scrum und Kanban. Wir hinterfragen Rollen, Prozesse und Projektpläne. Sie erfahren dabei, in welchen Kontexten welche Ansätze sinnvoll sind. Und wann sie kombiniert werden können. Sie erleben hautnah, wie wichtig diese Ansätze in der digitalen Welt sind, um Projekte effizient und ressourcenschonend ins Ziel zu bringen.
Wie der Titel verrät: Wenn ich in der Praxis unterwegs bin, berichten mir Projektleiter von so vielen alltäglichen Projekt-Pannen, dass ich dringend etwas dagegen unternehmen möchte. Unter anderem mit dieser Kampagne. Jeden Monat veröffentlichen wir in unserem Newsletter eine typische Projekt-Panne.
Wenn auch Sie eine wiederkehrende oder lästige Panne plagt: Mailen Sie´s mir und ernten eine schnelle Lösung in einer der nächsten Ausgaben (anonym, wenn Sie möchten)! Damit wir uns alle an beliebten Pannen erfreuen und mit schnellen, pragmatischen Lösungen das Leben und die Arbeit leichter machen. In diesem Sinne: Viel Erfolg in Ihrem Projekt!
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