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Success Story Interview
Frage: Herr Dr. Bolzern, was hat Ihnen die Projektmanagement-Initiative gebracht. Welche Unterschiede erkennen Sie im Vergleich zu früher?
Dr. Bolzern: „Die Initiative hat uns als Unternehmen einen wesentlichen Schritt vorangebracht. Wir entscheiden heute neue Projekte nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern systematisch. Wir sehen z.B. nicht mehr nur die reine R&D Sicht bei Entwicklungsprojekten, sondern bewerten auch strategisch und wirtschaftlich. Wir wählen somit bewusst aus und gehen in klaren Phasen vor. Außerdem haben wir einen festen Rhythmus etabliert. Alle Entscheider sind heute daran gewöhnt, jeden Monat den aktuellen Stand des Projektportfolios gezielt zu steuern. Hierzu haben wir heute eine professionelle Grundlage und einen viel besseren Überblick.“
Frage: Weshalb ist der feste Rhythmus aus Ihrer Sicht so wichtig?
Dr. Bolzern: „Der feste Rhythmus ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Als Geschäftsleitung haben wir ganz klar festgestellt, dass wir dadurch rechtzeitiger Maßnahmen ergreifen können, weil wir viel früher von aufkommenden Problemen erfahren als in der Vergangenheit.“ Frage: Was heißt eigentlich PROST? Dr. Bolzern: „Es ist eine Abkürzung für Projektsteuerung. Das PROST-Gremium integriert alle wichtigen Entscheider im Unternehmen, die wir für die Steuerung des Projektportfolios brauchen. Mit der monatlichen PROST-Sitzung haben wir eine effektive Form geschaffen, in der alle relevanten Entscheidungen regelmäßig gemeinsam gefällt werden können. Davor wurden Entscheidungen eher ad hoc getroffen, meist zu spät, wenn das Problem bereits akut war. Im Vergleich zu heute natürlich höchst ineffizient. Heute ist die monatliche PROST-Sitzung ein fester und geschätzter Bestandteil unserer Unternehmenskultur geworden.“
Frage: Welchen Mehrwert hat es Ihnen gebracht, dass ein externer Berater in der ersten Phase den monatlichen Prozess koordiniert und die PROST-Sitzung moderiert hat?
Dr. Bolzern: „Externe stellen generell Dinge in Frage, die für interne Mitarbeiter so nicht möglich sind. Herr Mugrauer hat aufgrund seiner Kompetenz und Persönlichkeit diese schwierige Aufgabe sehr gut gemacht. Er war ein hervorragendes Bindeglied zwischen den Projektleitern und dem PROST-Gremium und hat den aktuellen Status des Projekt-Portfolios effektiv und effizient vorbereitet. Die Moderation der PROST-Sitzung war auch sehr nutzbringend. Denn so haben wir uns auf die eigentliche Aufgabe der Gesamtsteuerung konzentrieren können und haben uns nicht wie früher einzelnen Projekten mit deren aktuellen Problemen gewidmet. Zudem hat er es immer wieder verstanden, wichtige strategische Themen aufzuzeigen und zu adressieren und notwendige Maßnahmen auf den Punkt zu bringen.“
Frage: Ist also ein Mehrwert über das Projektmanagement hinaus entstanden?
Dr. Bolzern: „Ja, eindeutig. Aufgrund der systematischen Auswahl und Steuerung haben wir sehr klar die wunden organisatorischen Punkte erkennen können. Es sind Engpässe erkannt worden, die nicht nur den Erfolg des Projektmanagements limitiert haben, sondern unser ganzes Geschäft. Es war klar, dass wir die notwendige Organisationsentwicklung, aber auch die notwendigen strategischen Fragen angehen und lösen mussten. Dies haben wir dann konsequent in gezielten Workshops getan und so konnten wir nach 6 Monaten einen klar messbaren Fortschritt erkennen – im Projektmanagement aber auch ganz generell. Für uns war es ein großer Vorteil, dass wir mit Herrn Mugrauer in der Geschäftsleitung nicht nur über Projektmanagement, sondern auch über strategische Punkte und Organisationsentwicklung sprechen konnten.“
Frage: Können Sie einen vergleichbaren Prozess auch anderen Unternehmen empfehlen?
Dr. Bolzern: „Grundsätzlich kommt es natürlich auf die Situation des Unternehmens an. Allerdings kann ich aufgrund meiner Erfahrung sagen, dass in vielen Unternehmen Projektmanagement zwar genutzt wird, aber das Potential oft bei weitem nicht ausgeschöpft wird. Ist die Initiative mit klaren strategischen Zielen verbunden, bringt sie das Unternehmen meiner Meinung nach deutlich weiter. Insbesondere das Portfolio-Management ist ein besonders wichtiger Erfolgsfaktor. Entscheidend ist aber, den richtigen externen Partner zu haben. Wir können PS Consulting und Herrn Mugrauer sehr empfehlen. Herzlichen Dank für die erfolgreiche Zusammenarbeit.“
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